التقارير الإدارية الموجزة تعريفها، مميزاتها ، أنواعها، والقواعد المرتبطة بإعدادها.
التقرير الاداري الموجز هو وثيقة إدارية ( قناة تواصلية)، و ليست تأويلية، تستعمل لإخبار سلطة عليا
بوقائع، و أحداث، و معلومات تصل إلى علم المحرر؛ ويعتقد انه من المفيد إطلاع رئيسه
عليها لأنه يجهلها، كما يمكن أن يطلبه الرئيس نفسه، إذا بلغ إلى علمه واقعة معينة،
و لم يكن يتوفر عن المعلومات الكافية حولها، وذلك دون إعطاء تفسير أو استنتاج شخصي
حول الأحداث، و الوقائع المتحدث عنها، ، حيث أنه وثيقة إخبار وصفية لا غير.
ومن
مميزات التقرير الموجز؛ أنه غالبا ما يوجه من سلطة دنيا إلى سلطة أعلى منها مباشرة،
غير انه في بعض الأحيان قد يكتسي الحدث طابع الخطورة، وحينئذ يمكن إرسال التقرير
الموجز إلى سلطة أعلى مباشرة غير السلطة الرئاسية، كالوزير نفسه، ثم توجه نسخة إلى
الرئيس المباشر، ويوضح التقرير الموجز عنصرين أساسيين وهما المرسل (صفته و
عنوانه)، والمرسل إليه (صفته و عنوانه)، ويحمل نوعين من التواريخ، وهما تاريخ إصداره
بعد التوقيع، و تاريخ الواقعة، أو الحدث موضوع التقرير الذي كان السبب في إعداده،
و أحيانا يكون تاريخ الحدث، وتاريخ إعداد التقرير وإرساله واحد. ويتطلب إعداد
التقرير الموجز من المحرر الاتصاف بالمسؤولية، و الصراحة؛ على اعتبار أن العمل
الإداري يتم ضمن مستويات تسلسلية مختلفة في إطار من الثقة، وأن يتوقع دائما أن
المرسل إليه، يجهل الموضوع و لا علم له بالحادث، أو الوقائع موضوع تقريريه، وعليه،
يجب أن يكون أسلوبه مختصرا ودقيقا وواضحا، متسما بالحذر الشديد، وبسط الأحداث كما
بصورة تمكنه من الإطلاع عليها، وأخذ صورة كاملة و حقيقية لا غبار عليها، رغم انه
لم يشاهدها، يكتسي التقرير الموجز أهمية كبرى، حيث يعد الوثيقة الأكثر استعمالا في
تبليغ الأحداث و المعلومات إلى علم الرؤساء.[1]
وللحديث عن أنواع التقارير الموجزة، (والتي
يصعب حصرها نظرا لكثرة المواضيع التي تعالجها، وتشعب تدخلات الإدارة وتنوع نشاطها)،
يمكن اعتماد طريقة تقريبية لتصنيفها حسب شكلها، وهدفها، إلى نوعين رئيسيين، وفي كل
نوع من هذين النوعين، نجد تقسيمات أكثر تدقيقا وتشعبا:
أولا: التقارير الموجزة التسلسلية.
ومن أنواع التقارير الموجزة التسلسلية، والتي
لها ارتباط عضوي بالنشاط الذي تمارسه الإدارة، نجد تقارير موجزة عن مهمة، أو عن
نشاط، أو واقعة، أو زيارة، أو أزمة، ....... الخ، سنكتفي بإعطاء نموذج تقرير موجز
عن مهمة.
1. تقرير موجز عن مهمة
يحتوي التقرير الموجز عن مهمة ( عرض الحال ) من حيث المظهر على البيانات
العامة العادية التي تتميز بها جميع الوثائق الإدارية مثل:
- الرأس الذي يوضح الإدارة التي صدر عنها التقرير.
- التاريخ
والمكان.
- الموضوع:
ويتم النص فيه على " تقرير موجز " متبوع بتعيين المهمة أو النشاط الذي
تم القيام به.
- نص
التقرير الموجز: لا يخضع النص لأي شكل معين ولا إلى عبارات المجاملة، غير أنه
يستحسن وضع تصميم منهجي يحتوي على مقدمة وعرض و خاتمة.
- المقدمة:
تعرض باختصار لظروف القضية والأسباب الكامنة وراء إعداد التقرير، ونوع المهمة التي
أنيطت بالمحرر.
- العرض:
يتناول بالتحليل المهمة أو النشاط كما تمت معاينته، وعلى المحرر أن يسلك في تقديمه
تسلسلا زمنيا، ويتبع ما أمكن طريقة التحليل والتركيب، مستعينا إن اقتضى الأمر،
بجداول وإحصائيات، مشيرا عند الضرورة إلى عينة الأشخاص الذين يكون قد التقى بهم،
أو استمع إليهم أثناء مهمته، أو العناصر والمعلومات الجديدة التي تم الحصول عليها.
- الخاتمة: تلخيص للنقط المستعرضة مع
تقييم عام للمهمة أو النشاط أو الوضعية، دون إعطاء حكم مسبق، أو عرض مقترحات أو
تدابير معينة، أو اقتراح حلول لمواجهة الوضعية.
وأخيرا يجب أن يختم عرض الحال بتوقيع المحرر
وذكر صفته، أما المرسل إليه، من الأفضل أن يشار إليه في آخر النص على الجانب
الأيمن قبالة التوقيع.[2]
والنوع الثاني من التقارير الموجزة
التسلسلية، نجد التقارير الموجزة عن الاجتماعات.
ثانيا: التقارير الموجزة عن الاجتماعات:
وتجدر الإشارة إلى انه لا ينبغي الخلط بين هذا
النوع من التقارير و محاضر الاجتماعات، فلكل من الوثيقتين دورهما ووجهتهما، ذلك أن
محضر الإجماع هو وثيقة رسمية وأحيانا تكون منظمة بنص أما التقرير الموجز عن إجماع
فهو وثيقة إخبارية وصفية، الغرض منها إطلاع السلطة العليا بالوقائع التي تم
تسجيلها أثناء الاجتماع و النتائج التي أسفر عنها وكذا المقررات المتخذة[3].
ففي التقرير الموجز عن الاجتماعات،
نكتب مثلا:
بتاريخ........على الساعة ......عقد اجتماع
بمقر ..... تحت رئاسة......خصص لدراسة .......
حضر هذا الاجتماع ............
وبعد الإعلان عن افتتاح الاجتماع والتذكير
بموضوعه من طرف .............أعطيت الكلمة........................الذي قدم عرضا
مسهبا حول .......................وأشار ........، حيث تخلله تقديم الحاضرين ملاحظاتهم واستفسروا
عن بعض النقط التي تبدوا غامضة، وبعد تلقي الشروح، و إدخال التعديلات، تمت
الموافقة على............. ورفعت الجلسة
على الساعة................
المحرر: اسمه
وصفته وتوقيعه.[4]
المرسل
إليه (صفته )
إذا كان هذا عن التقارير الموجزة، فهناك تقارير أخرى
مفصلة.
[1] محمد
مرزوق، التواصل الإداري – النظريات والأسس والمبادئ والتطبيقات، دار السلام
للطباعة والنشر والتوزيع، الرباط، الطبعة الأولى ،سنة 2011، ص 297.
[2] بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الإداري-
بالإدارة العمومية والقطاع الخاص، سلسلة الإدارة والتشريع، مطبعة دار النشر
المغربية، طبعة جديدة، سنة 2016، ص 248
