يقصد بالمراسلات الإدارية كافة
المكاتبات والرسائل المحررة المختلفة سواء ما يتداول منها بين الإدارات المختلفة أو تلك التي تتلقاها أو تصدرها بينها وبين العملاء
والموردين والدوائر الحكومية ودوائر الأعمال والهيئات
والمؤسسات والأفراد . ولقد حضيتالمراسلات الإدارية
بعناية فائقة من مختلف الإدارات نظرا لأهميتها فهي وثيقة إدارية مهمة لنقل
المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى آخر، وقد تعددت أنواع المراسلات الإدارية بتعدد وظائف
الإدارة. ومن بين أهم المراسلات الإدارية نجد:
❶ الرسالة:
تعتبر الرسالة وسيلة الاتصال الإداري الأولى وتمتاز عن وسائل الاتصال الأخرى بمميزات هامة.
الرسالة تعزز وتؤكد المعلومات التي تم التوصل إليها بحيث يمكن الرجوع إليها إذا ما حدث لبس أو خلاف على ما تم الاتفاق عليه، فهي وسيلة رئيسية من وسائل الاتصال وذلك من حيث أنها تلعب دورا حيويا ومهما في جميع أجهزت الدولة وتؤثر تأثيرا مباشرا وغير مباشرا في أداء أعمالها والقيام بالواجبات والمسؤوليات المطلوبة منها، وبأنها الصلة الحيوية التي تربط بين كل جهاز والمجتمع الذي يتعامل معه الجهاز
وتنقسم من حيث الجهة المصدرة لها إلى:
- §الرسالة الإدارية: هي التي توجه من إدارة عمومية إلى إدارة عمومية أخرى وهي رسالة رسمية بين الإدارات.
§الرسالة الإدارية الشخصية: هي التي توجه من إدارة عمومية إلى مراسل من خارج الإدارة ويمكن أن يكون فرضا كما يمكن أن يكون شخصا معنويا غير تابع للدولة أو الجماعات المحلية.
§الرسائل الشخصية: هي الرسائل التي يوجهها الموظف إلى رؤسائه أو التي يوجهها كل فرد من أفراد المجتمع إلى سلطة إدارية.
❷ المذكرة:
تخصص لعرض المسائل على السلطة التسلسلية وللتوضيح، كما تستعمل لتبادل الأسئلة والأجوبة، وهي ثلاثة أنواع المذكرة:
❶ الرسالة:
تعتبر الرسالة وسيلة الاتصال الإداري الأولى وتمتاز عن وسائل الاتصال الأخرى بمميزات هامة.
الرسالة تعزز وتؤكد المعلومات التي تم التوصل إليها بحيث يمكن الرجوع إليها إذا ما حدث لبس أو خلاف على ما تم الاتفاق عليه، فهي وسيلة رئيسية من وسائل الاتصال وذلك من حيث أنها تلعب دورا حيويا ومهما في جميع أجهزت الدولة وتؤثر تأثيرا مباشرا وغير مباشرا في أداء أعمالها والقيام بالواجبات والمسؤوليات المطلوبة منها، وبأنها الصلة الحيوية التي تربط بين كل جهاز والمجتمع الذي يتعامل معه الجهاز
وتنقسم من حيث الجهة المصدرة لها إلى:
- §الرسالة الإدارية: هي التي توجه من إدارة عمومية إلى إدارة عمومية أخرى وهي رسالة رسمية بين الإدارات.
§الرسالة الإدارية الشخصية: هي التي توجه من إدارة عمومية إلى مراسل من خارج الإدارة ويمكن أن يكون فرضا كما يمكن أن يكون شخصا معنويا غير تابع للدولة أو الجماعات المحلية.
§الرسائل الشخصية: هي الرسائل التي يوجهها الموظف إلى رؤسائه أو التي يوجهها كل فرد من أفراد المجتمع إلى سلطة إدارية.
❷ المذكرة:
تخصص لعرض المسائل على السلطة التسلسلية وللتوضيح، كما تستعمل لتبادل الأسئلة والأجوبة، وهي ثلاثة أنواع المذكرة:
§المذكرة الإدارية وهي التي يرفعها موظف لرئيسه أو إدارة إلى أخرى
وتتضمن وجهة نظر معينة في موضوع ما أو التي يطلب فيها إبداء الرأي في أمر من
الأمور.
§المذكرة التفسيرية وتسمى أيضا المذكرة الإيضاحية أو التقديمية وهي التي تسبق صدور القوانين أو بعض القرارات. تفسر فيها الإدارة ما يبرر صدور القانون أو القرار وتبين الإغراض التي من أجلها صاغ المشرع مواد القانون.
§المذكرة المصلحية تستعملها السلطة المشرفة لتوجيه تعليماتها وأوامرها وتوجيهاتها إلى كافة المرؤوسين من أجل تنفيذ ما تم تقريره.
❸ ورقة الإرسال:
تستعمل لنقل الوثائق داخل الإدارة واسم هذه الوثيقة يدل على مهمتها، فهي التي تستعمل بكثرة لنقل الوثائق داخل الإدارة وهي الأكثر استعمالا للتواصل بين مختلف المصالح الإدارية.
❹ المنشور:
وثيقة إدارية خاصة تستعمل لنشر المعلومات أو لدوران المعلومات على جميع المستويات، وهو كتاب ينشر على جميع الجهات وعلى نطاق واسع لتفسير القرارات أو الأوامر أو التعليمات تنشر كاملة وملخصة
وتوزع على كافة الموظفين والمستخدمين للعلم بها ويطلق عليها أيضا اسم الدوريات.
❺ العرض:
يستعمل لرواية واقع بسيط وبصفة وجيزة وبقدر ما هو ضروري. فالمرؤوس هو الذي يروي ما فعل ويصف ما شهد. ويختلف حجمه حسب اختلاف الموضوع الذي تطرق إليه. ويستعمل أحيانا في كتابته الأسلوب الغير المباشر. ويحرر العرض ويرسل إلى الرئيس المباشر ويعد بمثابة مرجع أساسي للقضايا التي يتناولها. ويستعمل العرض عند الحاجة بأمر من الرئيس أو بإرادة شخصية، والغرض منه رد الخبر
إلى الرئيس إما عن نشاط خلال فطرة معينة أو بعد نهاية مهمة، خاصة فلا صلاحية له إلا داخل الإدارة ولا يمكن فرضه على الغير. ويجب على المحرر أن يروي الوقائع بموضوعية دون استنتاج شخصي أو إبداء الرأي، وينبغي أن يكون وصفه وتفسيره دقيقا تاما صحيحا ومفصلا بما هو ضروري.
❻ البرقية:
تصلح لتبليغ خبر مستعجل. وهي إحدى وسائل الاتصال السريع بين المصالح والهيئات والأفراد وتحرر في مطبوع خاص في كلمات رئيسية وضرورية لفهم محتواها. ويرعى في تحرير البرقية الاختصار الشديد
§المذكرة التفسيرية وتسمى أيضا المذكرة الإيضاحية أو التقديمية وهي التي تسبق صدور القوانين أو بعض القرارات. تفسر فيها الإدارة ما يبرر صدور القانون أو القرار وتبين الإغراض التي من أجلها صاغ المشرع مواد القانون.
§المذكرة المصلحية تستعملها السلطة المشرفة لتوجيه تعليماتها وأوامرها وتوجيهاتها إلى كافة المرؤوسين من أجل تنفيذ ما تم تقريره.
❸ ورقة الإرسال:
تستعمل لنقل الوثائق داخل الإدارة واسم هذه الوثيقة يدل على مهمتها، فهي التي تستعمل بكثرة لنقل الوثائق داخل الإدارة وهي الأكثر استعمالا للتواصل بين مختلف المصالح الإدارية.
❹ المنشور:
وثيقة إدارية خاصة تستعمل لنشر المعلومات أو لدوران المعلومات على جميع المستويات، وهو كتاب ينشر على جميع الجهات وعلى نطاق واسع لتفسير القرارات أو الأوامر أو التعليمات تنشر كاملة وملخصة
وتوزع على كافة الموظفين والمستخدمين للعلم بها ويطلق عليها أيضا اسم الدوريات.
❺ العرض:
يستعمل لرواية واقع بسيط وبصفة وجيزة وبقدر ما هو ضروري. فالمرؤوس هو الذي يروي ما فعل ويصف ما شهد. ويختلف حجمه حسب اختلاف الموضوع الذي تطرق إليه. ويستعمل أحيانا في كتابته الأسلوب الغير المباشر. ويحرر العرض ويرسل إلى الرئيس المباشر ويعد بمثابة مرجع أساسي للقضايا التي يتناولها. ويستعمل العرض عند الحاجة بأمر من الرئيس أو بإرادة شخصية، والغرض منه رد الخبر
إلى الرئيس إما عن نشاط خلال فطرة معينة أو بعد نهاية مهمة، خاصة فلا صلاحية له إلا داخل الإدارة ولا يمكن فرضه على الغير. ويجب على المحرر أن يروي الوقائع بموضوعية دون استنتاج شخصي أو إبداء الرأي، وينبغي أن يكون وصفه وتفسيره دقيقا تاما صحيحا ومفصلا بما هو ضروري.
❻ البرقية:
تصلح لتبليغ خبر مستعجل. وهي إحدى وسائل الاتصال السريع بين المصالح والهيئات والأفراد وتحرر في مطبوع خاص في كلمات رئيسية وضرورية لفهم محتواها. ويرعى في تحرير البرقية الاختصار الشديد
