ورقة الإرسال
تعتبر ورقة الإرسال أهم نموذج لتوضيح مفهوم القناة الكتابية ، و هي
وثيقة تستعمل لنقل
رسالة أو رسائل تحملها وثائق أو مراسلات إدارية أخرى مثل الرسالة أو المذكرة أو المحضر أو التقرير وتتميز بالإيجاز و الدقة و شدة الاختصار التي ترتبط بالزمن .
إن وفرة الوثائق الإدارية و كثرتها من جهة ، و الطبيعة الاستعجالية لهذه الوثائق الإدارية من جهة أخرى ، تتطلب إيصالها بكيفية سريعة للجهة المرسل إليها المختصة لدراستها و البت فيها ،وإصدار القرار المناسب المتعلق بها . وعملية تمرير الرسائل عن طريق الوثائق والمراسلات تتطلب وقتا طويلا بين مختلف المصالح أو الوحدات الداخلية للإدارة قبل وصولها إلى الجهة أو الوحدة المعنية بالبت فيها[1]
رسالة أو رسائل تحملها وثائق أو مراسلات إدارية أخرى مثل الرسالة أو المذكرة أو المحضر أو التقرير وتتميز بالإيجاز و الدقة و شدة الاختصار التي ترتبط بالزمن .
إن وفرة الوثائق الإدارية و كثرتها من جهة ، و الطبيعة الاستعجالية لهذه الوثائق الإدارية من جهة أخرى ، تتطلب إيصالها بكيفية سريعة للجهة المرسل إليها المختصة لدراستها و البت فيها ،وإصدار القرار المناسب المتعلق بها . وعملية تمرير الرسائل عن طريق الوثائق والمراسلات تتطلب وقتا طويلا بين مختلف المصالح أو الوحدات الداخلية للإدارة قبل وصولها إلى الجهة أو الوحدة المعنية بالبت فيها[1]
كما أن ورقة الإرسال تقوم بحفظ و ترتيب و توثيق و ضبط الوثائق
الإدارية بكيفية محكمة بحيث تحول دون تمرير هذه الوثائق دون تسجيلها وضبطها ومعرفة
مصدرها ووجهة وصولها .
ولاجتناب هذه المشاكل الناتجة عن التأخير في وصول الرسالة ، تلجأ الإدارة إلى استخدام قناة تواصلية فعالة هي ورقة الإرسال والتي تنقسم إلى نوعين حسب استعمالها في التواصل الداخلي للإدارة وهما ورقة الإرسال المستخدمة بين مختلف الوحدات الإدارية ، و ورقة الإرسال المستخدمة داخل وحدة إدارية تسلسلية .
ورقة الإرسال بين المصالح
ولاجتناب هذه المشاكل الناتجة عن التأخير في وصول الرسالة ، تلجأ الإدارة إلى استخدام قناة تواصلية فعالة هي ورقة الإرسال والتي تنقسم إلى نوعين حسب استعمالها في التواصل الداخلي للإدارة وهما ورقة الإرسال المستخدمة بين مختلف الوحدات الإدارية ، و ورقة الإرسال المستخدمة داخل وحدة إدارية تسلسلية .
ورقة الإرسال بين المصالح
تشبه الرسالة الإدارية ، و الاختلاف يكمن في الهيكل أو الشكل الخارجي
وكيفية ترميزها و الأسلوب الذي ينهجه المتصل أو المرسل ، بحيث يرتبط أساسا
بالتبليغ أو التوجيه على نحو من الدقة والسرعة .
- يكتب اسم الدولة و الوزارة و الوحدات المعنية بإرسال الرسالة -المصلحة المصدرة للوثيقة - مكان الإصدار وتاريخه ، ورقم التسجيل وعادة توكل هذه المهمة إلى مكتب الضبط .
- العنوان يتوسط الصفحة -ورقة الإرسال- بعد تحديد المرسل و المرسل إليه بنفس الطريقة المستخدمة في الرسالة الإدارية
- جدول أسفل العنوان يغطي باقي الصفحة يتكون من ثلاث خانات تبين فيه الإيضاحات و
المعلومات المتعلقة بالمستندات المرسلة ،تخصص الخانة الأولى لبيان نوعية الوثائق و تعريفها تعريفا موجزا ، 6والثانية تبين عددها و الثالثة خاصة بالملاحظات مثلا : قصد الإطلاع ، للإخبار...و يوضع التوقيع و طابع المصلحة المرسلة أسفل هذه الخانة
- يكتب اسم الدولة و الوزارة و الوحدات المعنية بإرسال الرسالة -المصلحة المصدرة للوثيقة - مكان الإصدار وتاريخه ، ورقم التسجيل وعادة توكل هذه المهمة إلى مكتب الضبط .
- العنوان يتوسط الصفحة -ورقة الإرسال- بعد تحديد المرسل و المرسل إليه بنفس الطريقة المستخدمة في الرسالة الإدارية
- جدول أسفل العنوان يغطي باقي الصفحة يتكون من ثلاث خانات تبين فيه الإيضاحات و
المعلومات المتعلقة بالمستندات المرسلة ،تخصص الخانة الأولى لبيان نوعية الوثائق و تعريفها تعريفا موجزا ، 6والثانية تبين عددها و الثالثة خاصة بالملاحظات مثلا : قصد الإطلاع ، للإخبار...و يوضع التوقيع و طابع المصلحة المرسلة أسفل هذه الخانة
ورقة الإرسال داخل المصلحة
تستخدم الإدارة هذا النوع من ورقة الإرسال لتوزيع الوثائق وتمريرها بين مختلف أقسام
الوحدة الإدارية وذلك بطريقة تنازلية من رئيس إلى مرؤوس .
عموما ليس هناك نموذج محدد وموحد للشكل الخارجي لورقة الإرسال الداخلية حيث يبقى من اختيار المصالح الإدارية و ما تقتضيه نوعية الاختصاصات أو المهام المنوطة بها ، وتختلف ورقة الإرسال هذه باختلاف العمل في كل مصلحة إدارية ، وباختلاف أهداف الرسالة وغاياتها
إن المرسل يحرص على أن تتضمن ورقة الإرسال رأس الوثيقة ، و يكتفي بذكر بيان المصلحة فقط لأن الوثيقة يتم تمريرها داخل حلقة إدارية محدودة . كما يعمل على كتابة تاريخ الإصدارو رقم التسجيل ، و قد تحمل عنوانا يختاره المرسل ، و يتم وضع معلومات عبارة عن لفظ أو بعض الألفاظ في خانات منظمة و مرتبة حسب نظام معين ينسجم مع الوحدة الإدارية و اختصاصاتها ، و يقوم المرسل بتعيين الجهة المرسل إليها و الهدف من الرسالة وذلك بوضع علامة جانب الخانة المناسبة أو بوضع دائرة عليها . وقد يلجا إلى كتابة تعليماته و توجيهاته أو أية معلومات تتعلق بالموضوع ، في خانة خاصة بذلك أوفي أسفل الورقة مع وضع التاريخ والتوقيع
تستخدم الإدارة هذا النوع من ورقة الإرسال لتوزيع الوثائق وتمريرها بين مختلف أقسام
الوحدة الإدارية وذلك بطريقة تنازلية من رئيس إلى مرؤوس .
عموما ليس هناك نموذج محدد وموحد للشكل الخارجي لورقة الإرسال الداخلية حيث يبقى من اختيار المصالح الإدارية و ما تقتضيه نوعية الاختصاصات أو المهام المنوطة بها ، وتختلف ورقة الإرسال هذه باختلاف العمل في كل مصلحة إدارية ، وباختلاف أهداف الرسالة وغاياتها
إن المرسل يحرص على أن تتضمن ورقة الإرسال رأس الوثيقة ، و يكتفي بذكر بيان المصلحة فقط لأن الوثيقة يتم تمريرها داخل حلقة إدارية محدودة . كما يعمل على كتابة تاريخ الإصدارو رقم التسجيل ، و قد تحمل عنوانا يختاره المرسل ، و يتم وضع معلومات عبارة عن لفظ أو بعض الألفاظ في خانات منظمة و مرتبة حسب نظام معين ينسجم مع الوحدة الإدارية و اختصاصاتها ، و يقوم المرسل بتعيين الجهة المرسل إليها و الهدف من الرسالة وذلك بوضع علامة جانب الخانة المناسبة أو بوضع دائرة عليها . وقد يلجا إلى كتابة تعليماته و توجيهاته أو أية معلومات تتعلق بالموضوع ، في خانة خاصة بذلك أوفي أسفل الورقة مع وضع التاريخ والتوقيع
[1] محمد مرزوق التواصل الإداري النظريات و الأسس و المبادئ و
التطبيقات الطبعة الأولى 2011دار السلام للطباعة والنشر و
التوزيع الرباط ص 273
التوزيع الرباط ص 273
