الرسالة الإدارية العامة
تعد الرسالة الإدارية القناة التواصلية الأكثر استعمالا بالإدارة
العامة ، وفي التواصل الإداري الداخلي و الخارجي . و هي وثيقة إدارية ذات قناة
كتابية تحمل رسالة عبارة عن معلومات تكون إما إخبارا أوأمرا أوتهنيئا أواستفهاما
أواستفسارا أوطلبا وغيرها من الأساليب اللغوية الحاملة لرسالة:
و تنفرد الرسالة الإدارية عن باقي قنوات الاتصال الكتابية الخرى بمجموعة من الخاصيات تميزها على مستوى الشكل أوالهيكل الذي ينبغي أن تتخذه وكذا مستوى اللغة أوالألفاظ .
وقد قسم المهتمون بالتحرير الإداري الرسالة الإدارية إلى رسالة إدارية عامة -ذات شكل إداري عام - ورسالة إدارية خاصة -ذات شكل شخصي .
يتبع الشكل الخارجي أو المظهرالعام للرسالة عموما نمطا واحدا ، وهكذا تتكون الرسالة الإداريةمن مجموعة من العناصر الساسية و هذه العناصر هي التي تجعلها ذات إطار مستوف للشروط الضرورية المكونة للرسالة على مستوى المظهر وهذه العناصر تتجلى في :
و تنفرد الرسالة الإدارية عن باقي قنوات الاتصال الكتابية الخرى بمجموعة من الخاصيات تميزها على مستوى الشكل أوالهيكل الذي ينبغي أن تتخذه وكذا مستوى اللغة أوالألفاظ .
وقد قسم المهتمون بالتحرير الإداري الرسالة الإدارية إلى رسالة إدارية عامة -ذات شكل إداري عام - ورسالة إدارية خاصة -ذات شكل شخصي .
يتبع الشكل الخارجي أو المظهرالعام للرسالة عموما نمطا واحدا ، وهكذا تتكون الرسالة الإداريةمن مجموعة من العناصر الساسية و هذه العناصر هي التي تجعلها ذات إطار مستوف للشروط الضرورية المكونة للرسالة على مستوى المظهر وهذه العناصر تتجلى في :
-
تسمية
الدولة : تزيد هذه الميزة من تدعيم الطابع الإداري للوثيقة و تكتب ضمن رأس الوثيقة
الذي يوضع في أعلى الصفحة الأولى وقد ترد إما وسط الصفحة او تأخذ عرض الورقة كاملا
، تكتب في الركن اليمن للصفحة .أما بالنسبة للوثيقة الصادرة عن السلطات العليا فإن
هذه الميزة تتمركز غالبا في وسط الورقة
-
بيان
القسم او المكتب المصدر للرسالة : من أهم المؤشرات للرأس حيث تعرف المصلحة المصدرة
للوثيقة و يجب أن تبين مصدرها بكل تدقيق مع احترام التسلسل الإداري للمصالح ،و
بهذا تكون في بعض الحيان معقدة حسب وضعية المصلحة المصدرة في التسلسل الإداري ، في
حين تكون جد مختصرة إذا صدرت الوثيقة عن السلطات العليا ، واكثرتعقيدا إذا صدرتعن
مصلحة مرؤوسة .
-
تاريخ
ومصدرالإرسال : يكتب في أعلى يسار الصفحة ويجب ان يحتوي على اسم المدينة ، اليوم
بالرقم ، الشهربالحروف السنة بالعدد
-
üالاكتتاب:
صيغة الإرسال للمرسل إليه تحتوي إن اقتض ى الحال على ذكر الإنفاذ
التسلسلي تخص هذه الميزة المراسلة الإدارية فقط و توضع أسفل التاريخ بثلاثة
سنتيمترات في الجانب الأيسر ابتدءا من المحور الرئيسي للصفحة ، و تتركب من شطرين ،الأول يبين صفة المرسل و الذي يمثل دائما السلطة العليا للإدارة المرسلة، متبوعا بحرف إلى . ثم الثاني يبين صفة المرسل إليه و يمثل السلطة العليا المرسل إليها . ويمكن حذف الجهة المرسلة و الإكتفاء بالجهة المرسل إليها فقط ، لإن الجهة المرسلة مذكورة في رأس الورقة . في حين يبقى تحديد المرسل إليه أمرا ضروريا ،حيث يتم وضع صفته مسبوقة بصيغة التأدب (السيد "ة") و يمكن إضافة و تحديد الوحدة الإدارية المعنية مباشرة بالرسالة بعد صفة السلطة العليا المرسل إليها ،و يشترط احترام الإسم الرسمي لهذه الجهة المرسل إليها كيفما تم صدوره بالجريدة الرسمية. و يمكن استعمال إشارة "تحت إشراف" عندما يجب أن تتبع الوثيقة الطريق التسلسلي (النازل أوالصاعد )
التسلسلي تخص هذه الميزة المراسلة الإدارية فقط و توضع أسفل التاريخ بثلاثة
سنتيمترات في الجانب الأيسر ابتدءا من المحور الرئيسي للصفحة ، و تتركب من شطرين ،الأول يبين صفة المرسل و الذي يمثل دائما السلطة العليا للإدارة المرسلة، متبوعا بحرف إلى . ثم الثاني يبين صفة المرسل إليه و يمثل السلطة العليا المرسل إليها . ويمكن حذف الجهة المرسلة و الإكتفاء بالجهة المرسل إليها فقط ، لإن الجهة المرسلة مذكورة في رأس الورقة . في حين يبقى تحديد المرسل إليه أمرا ضروريا ،حيث يتم وضع صفته مسبوقة بصيغة التأدب (السيد "ة") و يمكن إضافة و تحديد الوحدة الإدارية المعنية مباشرة بالرسالة بعد صفة السلطة العليا المرسل إليها ،و يشترط احترام الإسم الرسمي لهذه الجهة المرسل إليها كيفما تم صدوره بالجريدة الرسمية. و يمكن استعمال إشارة "تحت إشراف" عندما يجب أن تتبع الوثيقة الطريق التسلسلي (النازل أوالصاعد )
-
إشارات
التعريف : هي إشارات تميز الرسالة الإدارية لتسهل معالجتها و ترتيبها والحصول عليها
عند الحاجة :
- رقم التسجيل : هو رقم تسجيل الوثيقة في سجل بريد "الذهاب" بالمصلحة المرسلة وتضع المصلحة المرسل إليها رقما إضافيا في بريد " الوصول" ويصحب رقم التسجيل برمز المصلحة المرسلة والمصلحة الفرعية التابعة لها ، ويفرق بين هذه العناصر بعارضات مائلة حسب الترتيب التسلسلي وهذا الرقم هو رقم زمني يدل على ترتيب الوثائق التي أرسلت من المصلحة منذ بداية السنة الجارية .
- الموضوع :تكتب هذه الإشارة في الرسالة الإدارية قبل العرض وبالتالي أسفل بيان المصلحة ورقم التسجيل ولكن ببعض السطور كذلك من بعد صيغة الإرسال .
و الموضـوع كلمة تكتب بحروف كاملة ومسطرة عليها في الجانب اليمن مع احترام الهامش العادي الذي يترك للعرض ، وتردف هذه الكلمة بصيغة مختصرة قدر الإمكان توضح في سطر مغزى ما سيتم عرضه في الموضوع . والغاية من الموضوع هو تمكين المرسل إليه من تحديد محتوى الرسالة في طرفة عين ، وتسهيل عملية توزيع البريد و ترتيبه . لذا يجب أن لا تتعدى الصيغة المستعملة أكثر من سطر ونصف حتى لا تخلو من أهمية.
-المرجع :تفترض هذه الإشارة الرجوع إلى وثيقة أ و حدث سابق ، وهي التي تسهل البحث عن هذه الوثائق ويتعلق المر برسالة ، أو وثيقة إرسالية أو إخبارية أو بنص تشريعي أو تنظيمي أو بقرار إداري أو قانوني أو بزيارة أو بمقابلة أو مكالمة هاتفية ، و يكتب أسفل الموضوع و في نفس الوضع و يتم ذكر رقم التسجيل وتاريخ هذه المراسلة المرجع .
- رقم التسجيل : هو رقم تسجيل الوثيقة في سجل بريد "الذهاب" بالمصلحة المرسلة وتضع المصلحة المرسل إليها رقما إضافيا في بريد " الوصول" ويصحب رقم التسجيل برمز المصلحة المرسلة والمصلحة الفرعية التابعة لها ، ويفرق بين هذه العناصر بعارضات مائلة حسب الترتيب التسلسلي وهذا الرقم هو رقم زمني يدل على ترتيب الوثائق التي أرسلت من المصلحة منذ بداية السنة الجارية .
- الموضوع :تكتب هذه الإشارة في الرسالة الإدارية قبل العرض وبالتالي أسفل بيان المصلحة ورقم التسجيل ولكن ببعض السطور كذلك من بعد صيغة الإرسال .
و الموضـوع كلمة تكتب بحروف كاملة ومسطرة عليها في الجانب اليمن مع احترام الهامش العادي الذي يترك للعرض ، وتردف هذه الكلمة بصيغة مختصرة قدر الإمكان توضح في سطر مغزى ما سيتم عرضه في الموضوع . والغاية من الموضوع هو تمكين المرسل إليه من تحديد محتوى الرسالة في طرفة عين ، وتسهيل عملية توزيع البريد و ترتيبه . لذا يجب أن لا تتعدى الصيغة المستعملة أكثر من سطر ونصف حتى لا تخلو من أهمية.
-المرجع :تفترض هذه الإشارة الرجوع إلى وثيقة أ و حدث سابق ، وهي التي تسهل البحث عن هذه الوثائق ويتعلق المر برسالة ، أو وثيقة إرسالية أو إخبارية أو بنص تشريعي أو تنظيمي أو بقرار إداري أو قانوني أو بزيارة أو بمقابلة أو مكالمة هاتفية ، و يكتب أسفل الموضوع و في نفس الوضع و يتم ذكر رقم التسجيل وتاريخ هذه المراسلة المرجع .
-
عرض
الرسالة : يتم الحرص على تقسيم نص الرسالة الإدارية إلى ثلاثة أقسام : مقدمة وعرض
و خاتمة .
في المقدمة يتم تنبيه المرسل إليه إلى موضوع الرسالة ، و ذلك بإعادة ما جاء في الموضوع و المرجع عند وجوده ، بحيث يتم تشفير المعلومة من طرف المرسل في فقرة واحدة من جملتين او ثلاث .
والعرض : ينبغي صياغته وفق ما تتطلبه المعلومات المرغوب في ايصالها . و يتم عرض المعلومات المتعلقة بالموضوع في فقرتين أو ثلاث او أربع فقرات ،و تختص كل فقرة بجانب من جوانب الموضوع مع الحفاظ دائما على التوازن و مراعاة التنسيق بين هذه الفقرات . و يستخدم المرسلترتيبا معينا في نقل المعلومات بحيث يبدأ بالمعلومة القل أهمية لينتقل إلى الهم ، ثم الكثر أهمية
، ويشترط في العرض ان يكون مفصلا ومشروحا وواضحا .
أما الخاتمة : و هي العنصر الخير حيث يلخص المرسل المعلومات الواردة في الرسالة في جملة أو جملتين يحدد من خلالها المطلوب والمقصود من الرسالة . وقد يكون ذلك طلبا أوأمرا أوإخبارا أو أي إجراء يهم المرسل أو المرسل إليه أو هما معا .
صيغ التأدب و عبارات المجاملة : الرسالة الإدارية دائما تبتدئ بعبارة التحية : " سلام تام بوجود مولانا الإمام " و هي تدل على الاحترام و الجدية و الرصانة و إيلاء الرسالة العناية و الأهمية التي تستحقها . كما أن هناك عبارات أخرى يعتبر وجودها في الرسالة أمرا ضروريا وهي " يشرفني " في الرسائل الإيجابية و" يؤسفني " في الرسائل السلبية . و عبارة التحية النهائية " تفضلوا بقبول
فائق الاحترام والتقدير و السلام . إذا كان الشخص مسؤولا على مستوى الهيكل الإداري ، اما إذا كان عاديا فيكتفي المرسل بعبارة والسلام .
في المقدمة يتم تنبيه المرسل إليه إلى موضوع الرسالة ، و ذلك بإعادة ما جاء في الموضوع و المرجع عند وجوده ، بحيث يتم تشفير المعلومة من طرف المرسل في فقرة واحدة من جملتين او ثلاث .
والعرض : ينبغي صياغته وفق ما تتطلبه المعلومات المرغوب في ايصالها . و يتم عرض المعلومات المتعلقة بالموضوع في فقرتين أو ثلاث او أربع فقرات ،و تختص كل فقرة بجانب من جوانب الموضوع مع الحفاظ دائما على التوازن و مراعاة التنسيق بين هذه الفقرات . و يستخدم المرسلترتيبا معينا في نقل المعلومات بحيث يبدأ بالمعلومة القل أهمية لينتقل إلى الهم ، ثم الكثر أهمية
، ويشترط في العرض ان يكون مفصلا ومشروحا وواضحا .
أما الخاتمة : و هي العنصر الخير حيث يلخص المرسل المعلومات الواردة في الرسالة في جملة أو جملتين يحدد من خلالها المطلوب والمقصود من الرسالة . وقد يكون ذلك طلبا أوأمرا أوإخبارا أو أي إجراء يهم المرسل أو المرسل إليه أو هما معا .
صيغ التأدب و عبارات المجاملة : الرسالة الإدارية دائما تبتدئ بعبارة التحية : " سلام تام بوجود مولانا الإمام " و هي تدل على الاحترام و الجدية و الرصانة و إيلاء الرسالة العناية و الأهمية التي تستحقها . كما أن هناك عبارات أخرى يعتبر وجودها في الرسالة أمرا ضروريا وهي " يشرفني " في الرسائل الإيجابية و" يؤسفني " في الرسائل السلبية . و عبارة التحية النهائية " تفضلوا بقبول
فائق الاحترام والتقدير و السلام . إذا كان الشخص مسؤولا على مستوى الهيكل الإداري ، اما إذا كان عاديا فيكتفي المرسل بعبارة والسلام .
-
التوقيع:
من أهم عناصرالوثيقة الإدارية وكل وثيقة لا تحمل توقيعا تعتبرلاغية وليس لها أية
سلطة ، و ينبغي أن يكون التوقيع من طرف السلطة المختصة أو الشخص المؤهل قانونيا من
طرفها. ويكون التوقيع مسبوقا بميزة توضح صفة الموقع ، وإن اقتضى الحال السلطة التي
أذنت له بالتوقيع ، كما يصحب التوقيع علاوة على هذا بالاسم الشخصي للموقع و يوضع
كاملا أسفل الرسالة وفي الجانب اليسر من الصفحة وببعض سطورأسفل النص.
üالمؤصلات (النسخ الثانية ) : هي النسخ المطابقة للأصل التي ترسل إلى مصالح أخرى منغير المرسل إليه الرئيس ي، ويجب ذكر هذه المصالح في الرسالة ، توضع هذه الإشارة في أسفل يمين الصفحة الخيرة إذا كانت الوثيقة تحتوي على عدة صفحات مع احترام نفس هامش بيان المصلحة المصدرة للوثيقة
üالمؤصلات (النسخ الثانية ) : هي النسخ المطابقة للأصل التي ترسل إلى مصالح أخرى منغير المرسل إليه الرئيس ي، ويجب ذكر هذه المصالح في الرسالة ، توضع هذه الإشارة في أسفل يمين الصفحة الخيرة إذا كانت الوثيقة تحتوي على عدة صفحات مع احترام نفس هامش بيان المصلحة المصدرة للوثيقة
-
