أنواع التقارير و أهدافها.
أنواع التقارير و أهدافها.
بشأن انواع التقارير فهي تبقى متعددة بتنوع اغراضها
الذي تؤديه كالتقارير الاكديمية والوصفية،والاخبارية،الاحصائية،والادارية،
والتقارير الدورية،وتقارير توصية،وتقارير
رسمية،وتقارير بحث و استقصاء،وتقرير التفتيش،وتقرير إخباري الانواع من هذه التقارير.
تقارير تقسم حسب موضوعها ومنها:
التقارير الاكاديمية: وهي تقاريرعن البحوث العلمية،وتصدر حسب الحاجة.
التقارير الوصفية: وهي التقارير التي
تصف ظاهرة كما هي واضحة. وهذه التقارير دائما تجيب على الاسئلة: كيف؟ ومتى؟ ومن؟ وماذا؟
ومثال على ذلك :تقارير الرحلات، والتقارير التي يعدها شرطي المرور.والتقارير التي
يعدها الطالب عن ظاهرة إجرامية،او مهام إدارة معنية .
التقارير التحليلية: وهي تقارير لا تقتصر على الوصف فقط، وإنما تعتقد المقارنة، وتعلل
الاسباب،وتقترح الحلول،ومثال على ذالك:ما تقدمه البنوك والمؤسسات المالية سنويا عن
اوضاعها.
التقارير الادارية:وغالبا ما يكون مطبوعة وينودها واضحة وتحتاج الى ملء فراغات بعبارات
مناسبة.ومثال على ذالك:تقارير المديرين عن الموظفين.
تقارير تقسم حسب
الجهة المصدرة لها:
تقاريرداخلية.كتلك المتعلقة بوزارة الداخلية
بشأن الانتخابات التشريعية بتحديد نسب المشاركة،وعدد مكاتب التصويت،وتحديد نسبة
الرجال والنساء المشاركين في عملية التصويت...
تقارير خارجية كتلك التي تصدر عن منظمة
دولية كمنظمة العفو الدولي بخصوص وضعية حقوق الانسان في مجموعة من الدول،او مايتعلق
بالتقارير الصادرة عن منظمة العمل الدولية...
تقارير تقسم من
حيث زمن إصدار وهي إما:
تقارير دورية:وهي التي تغطي فترات زمنية ثابتة،عادة ما تحدده نظم العمل بالمنشاة او
قد يحددها القانون في بعض الحالات.وقد تكون هذه التقارير:يومية مثل التقاريرعن
البورصة (اي سوق القيم المنقولة).اواسبوعية،او شهرية،اوربع سنوية(اي كل ثلاتةأشهر)،او
نصف سنوية(كل 6 شهور)،اوسنوية.
تقاريرغير دورية :وهي التي تغطي فترات زمنية غير ثابتة،وتختلف من تقرير لامر وعادة ما
يتربط إصدار مثل هذه التقارير بوقوع أحداث معينة مثل وصول رصيد المخزون لاحد
الاصناف الهامة إلى مستوى معين،او حدوث عطل مفاجئ لاحد الاصناف الهامة الى مستوى
معين،اوحدوث عطل مفاجئ لاحدى الالات على خط الانتاج بالنسبة لشركة خاصة او
عامة،اومؤسسة عمومية...
تقسم التقارير من حيث الهدف:
تقارير متابعه:وهي التقاريرإلي تكون
مرتبطة بخطة موضوعة او برنامج او مشروع جاري تنفيذه،وعادة ما تتضمن عملية مقارنة
بين ما هو واقع فعلا وما كان يجب ان يتم وفقا للخطة او البرنامج الموضوع،وتوضيح
الانحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها.
تقاريرمعلومات:وتسمى احيانا بالتقارير الاخبارية مثل تلك التي تبثها أجهزة الإعلام
من الاذاعة وتلفزيون وصحافة،بشأن التقارير السياسية.إذايتم نقل معلومات عن أحدات
او مواقف معينة وقد تتضمن تعليقا يمثل وجهة نظرا كاتب التقرير.
تقاريرالدراسات:وهي التي تعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل مؤسسة او في منشأة
اقتصادية.مثل تقرير دراسة الجدوى الاقتصادية لانشاء خط إنتاجي جديد بمصنع اوتنويع
المنتجات،اودخول أسواق جديدة،أو اتباع سياسة او ترويجية معينة.
تقارير تقييم الأداء:وهي التي تقيم مستوى الأداء قياسا بمعايير موضوعية مسبقا،وتهدف هذه
التقارير إلى الحكم على كفاءة المستخدمين أو موظفين بمؤسسة مالية،او غير مالية.
أما عن الشروط الواجب توافرها في التقرير
فيمكن إجمالها في ما يلي:
1-الاختصار والدقة
بعد جمع المعلومات من مصادرها الاصلية بالمقابلة او الكتابة او غيرها،على ان يتم
التحقق من صحتها تمهيدا لتحليلها تحليلا مطلوبا. فضلا عن الانتباه للزمن في
الوثائق والاخذ بالاحداث.
2- الوضوح اي وضوح
العبارات المستعملة في التقرير.
3-تسلسل الأفكار
عند تحريره
4-المصداقية و
الإقناع والأمانة في نقلل الحقيقة وبالمقابل الابتعاد عن العموميات والاحتمالات.
5-تحديد المحاور
الاساسية لكتابة التقرير وفقا للغرض المقصود منه.
ثالثا:أهداف التقرير
لابد أن يكون هناك هدف او أهداف من
وراء كتابة التقرير ،ومن اهمها ما يأتي:
1.إعلام القارئ
بأمر من الامور،وبالتالي توصيل المعارف اليهم.
2.تحريك سلوك الآخرين
عن طريق إقناعهم بشيء معين او بوجهة نظر محددة.
3.البرهنة على
فائدة المعلومات المقدمة للممارسين
4.عرض نتائج بحث
او دراسة لموضوع معين او إشكالية مهمة ،ليستنفيد من قراءة هذا التقريركل من اطلع
عليه،اوسبيلا لاعداد البحث.
لذلك فان الهدف من إعداد التقريريجب
ان يكون واضحا ومحددا في جملة واحدة،مثل:
الهدف من هذا التقرير معرفه ما تم
انجازه في جهة ما،والأسباب التي أدت إلى عدم تحقيق وإنجاز ما هو مستهدف خلال فتره
معينه....
وهكذا فقد يكون الهدف من التقرير
معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة مثلا التخطيط:الرقابة:الوجيه والاشراف،والمتابعة
والتقييم والتوثيق والتسجيل،وتبادل المعلومات،وقد يكون الهدف من التقرير وجود
إشكالية تحيط بموضوع بحث بقتضي تحليله وايجاد حلول لعدة مشاكل قانونية،مما يتعين
تقديم تقرير يخظى بقبول الأستاذ.
