تقنيات التحرير الإداري


يتطلب التحرير الإداري بالإضافة إلى العناصر السالفة الذكر، من حيث الإنشاء والمعرفة الإدارية في جوانبها القانونية والفنية والإحاطة بقواعد وتقنيات الاتصال وخصائص الكتابة الإدارية وصـيغ التحـرير والمصطلحات الإدارية، معرفة تامة بموضوع الكتابة تم مجهودا في التفكير والتحضير وترتيب الأفكار ووضع الإطار أو الخطة للتحرير وأخيرا مراجعة المكتوب الإداري للتأكد من سلامته.
أـ معرفة الموضوع: حيث ينبغي أن تكون لدى المحرر الإداري قبل الشروع في تحرير الوثيقة الإدارية، فكرة واضحة على ما يراد عرضه وأن يعمل على توفير القدر الكافي من المعلـومات والحقائق، وأن يقوم بتحديد الجهة التي سيربط الاتصال بها، تم يعمل على تحديد الهدف من الوثيقة الإدارية الذي يمهد الطريق نحو الكتابة ويقود تلقائيا إلى تحديد الموضوع أو عنوان الوثيقة؛
ب ـ موضوع أو عنوان الوثيقة: يجب أن يكون عنوان الوثيقة واضحا ومباشرا وبعيدا عن الغــموض، و أن يكون دالا على أنه يعالج قضية واحدة في الوثيقة الإدارية.
والهدف منه هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة، ويعنى عموما بذلك تحديد موضوع المراسلة بشكل مختصر، ويكتب عادة في اليمين تحت صفة عنوان المرسل .
ج) التفكير والتحضير وترتيب الأفكار: يعد التفكير والتحضير من

 المراحل الهامة في عملية الكتابة. ففي هذه المرحلة،  يتم تجنيد

 الجانب الخلاق والمبدع لدى المحرر بالاستعانة بتقنيات تجميع

 وفرز وتوليد الأفكار بعد طرح الأسئلة التالية:

من، ماذا، لماذا، أين، متى وكيف ؟
تم يأتي دور التخطيط الذهني للأفكار الذي يبدأ بتسجيل الفكرة المحورية وتدوين جميع الأفكار المتفرعة عنها.
وبعد جرد جميع الأفكار المرتبطة بالموضوع، تأتي عملية الترتيب التي ينبغي أن تعطى فيها الأولوية للأفكار التي تبدو أكثر أهمية بالنسبة للقارئ، ويعلن فيها منذ البداية عن الفكرة الأساسية.
د) الإطار أو الخطة: قبل الشروع في الكتابة المنظمة، يتعين البدء برسم الخطة التي تهدف إلى عرض ما تم التوصل إليه من أفكار رئيسية والوصول إلى تحديد الزاوية التي سنتناول منها الموضوع  قبل البدء في الكتابة .
والجدير بالإشارة، أن الوثائق الإدارية تتكون عادة، سواء كانت رسائل أو مذكرات أو تقارير أوبيانات أوأبحاث ...، من ثلاثة أقسام رئيسية هي:

المقدمة والعرض أو المناقشة تم الخاتمة.
المقدمة : و تتضمن جملة أو جملتين افتتاحيتين يتم التركيز فيها على الهدف من  الوثيقة الإدارية، تم تنتهي بتحديد مجال موضوع الوثيقة الإدارية ويكون ذلك تمهيدا للعرض.
العـرض:  ويتناول الكاتب فيه القضية بالشرح وإعطاء الأمثلة حتى يصل بهدفه إلى ذهن القارىء. وهذا القسم يحتل ثلثي حجم موضوع الوثيقة الإدارية تقريبا، ويجب أن نتذكر أنه لامجال للتعميم في هذا القسم، بل لا بد من التوضيح والتمثيل لكل عنصر من العناصر التي تضمنتها المقدمة، مع العمل على تخصيص فقرة لكل عنصر من عناصر الموضوع.
الخاتمة: وتأتي في نهاية الموضوع، وهي تميل مثل المقدمة  إلى الإيجاز وقد يكتفي المحرر فيها بفقرة واحدة، يلخص فيها هدف الوثيقة الإدارية.
وأخيرا، يجب الحرص على المحافظة على التناسب بين الأجزاء الثلاثة المكونة
3  ـ  شكليات الوثيقة الإدارية:
  تشتمل الوثيقة الإدارية في الغالب، على العنوان والرقم الترتيبي والتاريخ والمكان والموضوع والمرجع والتوقيع.
* العــــنـــــوان:
  ويوجد في أعلى الصفحة، حيث يجب كتابة مصدر الرسالة ويشتمل عادة على السلطات المتدرجة من أعلى إلى آخر خلية حسب التسلسل الإداري
•* الرقم الترتيبي للرسالة:
ويأخذ بعين الاعتبار الأرقام التي سبقت تحرير الرسالة وفيما إذا كانت صادرة عن نفس الجهة، وعادة ما يتولى القيام بهذه المهمة مصلحة ضبط المراسلات التي تخصص رقما مميزا  لكل وحدة إدارية.
•*الـــتـــاريخ والمكان:
  ويكتب في أعلى الرسالة حيث يشير إلى تاريخ ومكان تحرير الرسالة مــثلا : الرباط في 16 يوليو 2011، على أنه يمكن أحيانا كتابة التاريخ والمكان في آخر الرسالة.
* موضوع الرسالة:
  والهدف منه كما تمت الإشارة إلى ذلك أثناء استعراض تقنيات التحرير الإداري، هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة في تحضير الجواب.
* مرجع الرسالة:
  ويكتب مباشرة بعد الموضوع، ويمكن الإشارة إلى أية وثائق سابقة أو رسائل لها علاقة بالموضوع في حالة وجودها، لأن ذلك يسهل البحث عن الملف وتحضير الجواب أو اللقاء  على ضوء ما تضمه  من أسئلة أو تعليمات أو توجيهات أو معلومات لها صلة بالموضوع.
* التوقيع:
  وضروري أن يكون في يسار أسفل الصفحة أو آخـــر الوثيقة المتعددة الصفحات، ويدل عـــلى أن المـــوقع يتحمل كامل المسؤولية عن كل ما هو مكتوب فـــي الوثيقـــة وتكتب عادة بعد نهاية الرسالة صفة الموقع واسمه كاملا، وتضع بعض الإدارات خاتما به الاسم كاملا والصفة فيضاف فقط التوقيع.
  والجدير بالإشارة، أن تفويض الإمضاء يسهل سير العمل الإداري غير أنه لا ينقل المسؤولية التي تظل على كاهل الشخص الأصلي المفوض، لكن في حالة تفويض الاختصاص فإن المسؤولية تقع على عاتق المفوض. 

 

المقال التالي المقال السابق
لا تعليقات
إضافة تعليق
رابط التعليق