التحرير الإداري و خصائصه


   يعتبر التحرير الإداري من أنجع وسائل الاتصال، وتعد الوثائق الإدارية المعتمدة من طرف الإدارة، أهم أداة لنقل المعلومات المتداولة في الحقل الإداري.
  ويتم في الغالب تجسيد هذه المعلومات في وثائق إدارية تأخذ شكل رسائل وتقارير وبيانات ومطبوعات بأنواعها وأشكالها المختلفة والتي أضحت تعرف تزايدا مستمرا يوازي تشعب مجالات تدخل الإدارة في الحياة اليومية للمواطن.
   ويرتكز التحرير الإداري على أسس عملية وخصوصيات ترتبط بتحرير وتقديم كل وثيقة إدارية، وكذا على مبادئ ومقومات وضوابط تتمثل في:
•القدرة على الكتابة والإنشاء في لغة التواصل؛
•المعرفة الإدارية والقانونية؛
•معرفة أصول وقواعد وتقنيات الاتصال داخل الإدارة؛
•الالتزام بخصائص ومميزات الأسلوب الإداري واستعمال الصيغ والمصطلحات الإدارية المتداولة.

يمكن تصنيف الوثائق المكتوبة إلى صنفين:
ـ الصنف الأول : إخباري يعتمد مضمونه على وصف ونقل الوقائع والأحداث، ويتمثل في كتابة المراسلات وإعداد التقارير والمحاضر والمذكرات ... ؛
ـ الصنف الثاني :إجرائي يتجسد مضمونه في الإجراءات التشريعية والتنظيمية والتدابير المسطرية والقواعد الإجرائية ....
1) خصائص التحرير الإداري:
     ينفرد التحرير الإداري ببعض الخصائص المرتبطة بطبيعة العمل الإداري في جانبه القانوني والفني، مثل احترام التسلسل الإداري وتحمل المسؤولية واتخاذ الحذر والتحلي بالمجاملة والفعالية.
     كما يتميز التحرير الإداري، باستعماله لصيغ مألوفة استقرت في الأذهان وأصبحت تستعمل بصورة دائمة، وكذا باستخدام المصطلحات الإدارية المتفق عليها عند معالجة مختلف الأنشطة التي تقوم بها الإدارة.
ويخضع التحرير الإداري كذلك،  لتقنيات مساعدة يشترك في بعضها مع تقنيات صناعة الكتابة بصفة عامة، لكنه ينفرد ببعضها وفقا لمتطلبات الأنشطة الإدارية.
 وإجمالا ، فإن أهم خصائص التحرير الإداري تكمن فيما يلي:
 فالرئيس مثلا،  يأمر ويوجه تعليمات ويوصي ويلاحظ، بينما المرؤوس يطيع وينفذ الأمر ويقترح ...
وفي الغالب، تتولى القوانين والأنظمة تحديد المدى الذي يمكن أن يصل إليه الرئيس في كل مستوى من المستويات الإدارية فيما يصدره إلى مرؤوسيه من أوامر. على أن المسلم به في جميع الحالات، أن المرؤوس ليس له أن يجادل في مزايا أو ملائمة الأوامر الصادرة إليه.
ـ الوضوح: ويعتـــبر شرطا أساسيا لتبليغ مضمون الرسالة الإدارية، فالمحرر الإداري الذي لا يتوفر على رؤيا واضحة، لا يستطيع أن ينقل أفكاره إلى الآخرين بوضوح كاف.
وغني عن البيان، أن صياغة نص ما  تتطلب بالضرورة الدقة والوضوح مع مراعاة الشروط التالية:


§تجنب تداخل الأفكار عن طريق الإفراط في رصد الفرعي منها داخل الفكرة الرئيسية؛

§تقسيم العبارة كلما أمكن ذلك إلى عدد من الجمل المستقلة إسهاما في عدم إجهاد 

القارئ في قراءته للفكرة ومتابعته لها؛

§التدقيق في استخدام أدوات الربط والحذر في استعمالها  بغية وضعها الوضع 

المناسب حتى لا تضطرب الفكرة؛

§الاحتراز من الأخطاء في وضع علامات الترقيم، حتى لا يكون هناك غموض أو

 اضطراب في الفكرة عند القراءة.

ـ الإيجاز: انطلاقا من كون الرسالة الإدارية وسيلة للعمل فإنه ينبغي تحريرها بإيجاز 

وبدون تعقيد، بحيث لا ينبغي ضياع الوقت في قراءة المكتوب، وذلك على عكس 

الاعتقاد الخاطئ السائد أنه كلما زاد عدد الكلمات في الجملة كانت الفكرة أوضح.

ـ المسؤولية: يتحمــل الرئيس المختص مسؤولية مضامين الوثائق الصادرة عن

 الإدارة، والتي تتجلى في:

ـ بيان السلطة الموقعة التي يجب ذكر اسمها ووضعيتها القانونية أسفل التوقيع سواء 

كانت سلطة عليا أو سلطة مفوض لها بالتوقيع مكان السلطة العليا؛
ـ
 
 التعبير بتحفظ عن الوقائع والتصريحات التي تمكن الموقع من التحقق منها؛
ـ
 التأكد من أن الموظف المختص قد توصل إلى النتائج اللازمة وعرضها بدقة ووضوح.
 
ـ استعمال المجاملة: انطلاقا من كون الموظف يمثل الدولة، فإنه
 
 يجب أن يكون متصفا باللياقة والأدب في التعامل.  ومن تم فإن
 
 
 القرارات الإدارية يجب صياغتها بكامل اللياقة والاحترام،
 
 ويجب أن لا تشتمل على كلمات حادة أو  غير لائقة.
ـ التحلي بالحذر: ذلك أن الموظف مدعو إلى التحلي بالحذر أثناء صياغة القرار حتى لا يرتكب خطأ ما. ومثال ذلك، استعمال المحرر الإداري لعبارة " أوافق على انتقال المعني بالأمر شريطة التعويض " وتسمى هذه القرارات بالقرارات الشرطية أو الموقوفة التنفيذ؛ 
ـ الفعالية: يجب مراعاة عنصر الفعالية أثناء إعداد الوثيقة الإدارية، إذ يتعين أن نسأل أنفسنا كل مرة نعد فيها وثيقة إدارية:
vهل هذه الوثيقة ضرورية ؟
vهل هذه الوثيقة كافية ؟
vهل هذه الوثيقة فعالة ؟
vهل يوجد بديل آخر للاتصال دون استخدام هذه الوثيقة ؟

 



المقال التالي المقال السابق
لا تعليقات
إضافة تعليق
رابط التعليق