تقنيات التراسل الإداري
تقنيات التراسل الإداري
تحقيق للغاية التي يرمي المرسل الوصول إليها من وراء التراسل
الإداري، يجب عليه التقيد بمجموعة من التقنيات الأساسية والمهمة، مساعدة للمرسل
إليه على فهم المراسلة الإدارية وإعطائها الأهمية اللازمة حتى لا يطالها الإهمال إذ أن معرفة
المرسل لهذه التقنيات، أضحت مسألة ضرورية لتمرير المعلومات أو التعليمات أو
التوجيهات بطريقة مثلى، من أجل تواصل جيد وفعال وفي أحسن الظروف وفي أسرع وقت،
باعتبار أن المراسل الإداري يكتب باسم الإدارة وليس باسمه الشخصي أو الخاص أو أنه
يكتب في للإدارة،[1]
هذا ويعد معرفة وتحديد الموضوع والمرسل إليه، والتخطيط وترتيب الأفكار، أهم التقنيات التي يجب الاعتماد عليها أثناء كتابة المراسلات الإدارية.
أولا: معرفة وتحديد الموضوع والمرسل إليه
يعتبر وجود موضوع معين أو معلومات معينة السبب الرئيسي والدافع الذي يولد الرغبة لدى المرسل من أجل تبليغها إلى المرسل إليه المحدد في ذهنه. إن تحديد الموضوع يجعل الفكرة المراد إيصالها واضحة، ويساعد على جمع كل المعلومات التي لها علاقة به، ومن تم اختيار الطريقة المناسبة لإيصالها لهذا يجب عليه:
❶ تحديد فكرة أساسية واضحة
حيث أنه لابد من توفر المرسل/ المحرر على فكرة واضحة، بمعنى أخر يتعين عليه أن يكون متمكنا من الموضوع، ومحيطا بكل جوانبه المختلفة، وبتسلسل الأحداث والوقائع المرتبطة به. لا يمكن أن تكون الأفكار واضحة في ذهن المرسل أو المتصل الإداري إذا لم تكن كل العناصر المرتبطة بالموضوع موجودة لديه.
ويرتبط تحديد الفكرة ووضوحها بسعي المرسل إلى جمع القدر الكافي من المعلومات والمعطياتوالإحصائيات، وكل ما له علاقة بالموضوع. وللإشارة أن التركيز على فكرة أساسية واحدة تمكن من حصر الموضوع وإعطاء قيمة مهمة للمراسلة الإدارية ويفيد في تجنب تشتت الأفكار وتنوعها بغية تحقيق الغاية منها من المراسلة الإدارية.
❷ تحديد المرسل إليه
فبعد تحديد الموضوع وحصره في فكرة واحدة واضحة، لابد له أن يحدد المرسل إليه. ونقصد بالتحديد جمع العدد الهام من المعلومات حوله من حيث تكوينه ولغته وميولاته وأفكاره وقناعاته... لأنه عنصر أساسي في سيرورة العملية التواصلية.
وحتى يستطيع المرسل التوصل إلى تلك المعلومات، يتوجب عليه طرح مجموعة من الأسئلة المساعدة، كي يتمكن من تحرير مراسلته الإدارية، وأيضا إيصال ما تحمله بالكيفية الصحيحة، وبالتالي تحقيق الغاية من وراءها. ومن الأسئلة اللازم طرحها، على سبيل المثال:
- من هو المرسل إليه: مستواه التعليمي، مكانته الإدارية، اهتماماته، لغته...
- ما الغاية من كتابة المراسلة الإدارية.
- ما هي المعلومات التي يعرفها المرسل إليه عن الموضوع
هذا ويعد معرفة وتحديد الموضوع والمرسل إليه، والتخطيط وترتيب الأفكار، أهم التقنيات التي يجب الاعتماد عليها أثناء كتابة المراسلات الإدارية.
أولا: معرفة وتحديد الموضوع والمرسل إليه
يعتبر وجود موضوع معين أو معلومات معينة السبب الرئيسي والدافع الذي يولد الرغبة لدى المرسل من أجل تبليغها إلى المرسل إليه المحدد في ذهنه. إن تحديد الموضوع يجعل الفكرة المراد إيصالها واضحة، ويساعد على جمع كل المعلومات التي لها علاقة به، ومن تم اختيار الطريقة المناسبة لإيصالها لهذا يجب عليه:
❶ تحديد فكرة أساسية واضحة
حيث أنه لابد من توفر المرسل/ المحرر على فكرة واضحة، بمعنى أخر يتعين عليه أن يكون متمكنا من الموضوع، ومحيطا بكل جوانبه المختلفة، وبتسلسل الأحداث والوقائع المرتبطة به. لا يمكن أن تكون الأفكار واضحة في ذهن المرسل أو المتصل الإداري إذا لم تكن كل العناصر المرتبطة بالموضوع موجودة لديه.
ويرتبط تحديد الفكرة ووضوحها بسعي المرسل إلى جمع القدر الكافي من المعلومات والمعطياتوالإحصائيات، وكل ما له علاقة بالموضوع. وللإشارة أن التركيز على فكرة أساسية واحدة تمكن من حصر الموضوع وإعطاء قيمة مهمة للمراسلة الإدارية ويفيد في تجنب تشتت الأفكار وتنوعها بغية تحقيق الغاية منها من المراسلة الإدارية.
❷ تحديد المرسل إليه
فبعد تحديد الموضوع وحصره في فكرة واحدة واضحة، لابد له أن يحدد المرسل إليه. ونقصد بالتحديد جمع العدد الهام من المعلومات حوله من حيث تكوينه ولغته وميولاته وأفكاره وقناعاته... لأنه عنصر أساسي في سيرورة العملية التواصلية.
وحتى يستطيع المرسل التوصل إلى تلك المعلومات، يتوجب عليه طرح مجموعة من الأسئلة المساعدة، كي يتمكن من تحرير مراسلته الإدارية، وأيضا إيصال ما تحمله بالكيفية الصحيحة، وبالتالي تحقيق الغاية من وراءها. ومن الأسئلة اللازم طرحها، على سبيل المثال:
- من هو المرسل إليه: مستواه التعليمي، مكانته الإدارية، اهتماماته، لغته...
- ما الغاية من كتابة المراسلة الإدارية.
- ما هي المعلومات التي يعرفها المرسل إليه عن الموضوع
ما هي المعلومات التي
يحتاج إليها والتي لا يعرفها المرسل إليه بخصوص الوثيقة الإدارية.
- ما موقف المرسل إليه من موضوع المراسل
- ما هي الألفاظ ظ والمصطلحات والتعابير التي تناسب الم رسله إليه
والغاية من طرح هذه الأسئلة هو التأثير على المرسل إليه، ودفعه إلى التفاعل إيجابيا، وحتى لا تستقبل المراسلة الإدارية بشكل سلبي من طرفه. وعلى العموم يجب على المرسل أن يضع في حسبانه شخصية المرسل إليه، ويميل كل الميل إلى التلخيص والاختصار وتجنب المعلومات المتوفرة لديه وتقديم المعلومات المرغوب فيها فقط، وبذلك تكون المراسلة الإدارية هادفة ومحققة للغاية من ورائها، هذا في حالة اذا كان لدى المرسل إليه بعض المعلومات عن الموضوع. أما إذا كانت معلوماته قليلة، أو لا يعرف شيئا عنه، فأن
المتصل مطا لب بجمع كل المعلومات اللازمة حتى يتمكن المرسل إليه من تكوين صورة واضحة حول موضوع المراسلة، والإحاطة به من كل الجوانب. مع الحرص على التسلسل والتنظيم. كل ذلك من اجل إقناع متلقيها وبالتالي الحصول على التفاعل الإيجابي.
❸ تحديد الغاية
تكتسي مسألة تهديد الغاية من الرسالة طابعا هاما على مستوى عملية التواصل، وخصوصا بالنسبة للمرسل الإداري... إن عدم تحديد الهدف يؤدي إلى السقوط في تداخل الأفكار، أو ضعف المعلومات، فيصعب عليه ترتيبها وصياغتها صياغة صحيحة في لغة إدارية هادفة وسليمة. أما تحديد الهدف أو الغاية فإنه يجنبه إضاعة الجهد والوقت في محاولة التعبير، وإعادة المحاولة لمرات متعددة ويجنبه كذلك كتابة كثرة المسودات والتشطيب على ما يكتبه أو تكميش الأوراق أو تمزيقها. وهذا الوضع يخرق لدى المتصل نوعا من الانفعال
والاضطراب والتأثير على نفسيته. وبطبيعة الحال ينعكس ذلك سلبا على إيصال الرسالة وعلى العملية التواصلية بشكل عام
❹ انتقاء الموضوع المناسب
بعد الخطوات السابقة يأتي الدور على تحديد الموضوع بعدما أصبحت الفكرة واضحة في ذهن المرسل والغاية من ورائها، باعتبار أن تحديد الموضوع له مجموعة من الإيجابيات أن مساله اختيار الموضوع، الذي يعد بمثابة العنوان، مسألة صعبة لأنه يحظى بأهمية بالغه على مستوى الوثيقة الإدارية. إنه بمثابة النقطة الحمراء المضيئة التي يتجه إليها القارئ أو المرسل إليه أول ما يستقبل الوثيقة. وهذا الإجراء الأول يخلق لديه انطباعا خاصا عن أهمية الرسالة أو عدم أهميتها
وتتجلى أهمية انتقاء الموضوع في كونه:
- يدفع المرسل إليه إلى إيلاء العناية للمراسلة الإدارية.
- ما موقف المرسل إليه من موضوع المراسل
- ما هي الألفاظ ظ والمصطلحات والتعابير التي تناسب الم رسله إليه
والغاية من طرح هذه الأسئلة هو التأثير على المرسل إليه، ودفعه إلى التفاعل إيجابيا، وحتى لا تستقبل المراسلة الإدارية بشكل سلبي من طرفه. وعلى العموم يجب على المرسل أن يضع في حسبانه شخصية المرسل إليه، ويميل كل الميل إلى التلخيص والاختصار وتجنب المعلومات المتوفرة لديه وتقديم المعلومات المرغوب فيها فقط، وبذلك تكون المراسلة الإدارية هادفة ومحققة للغاية من ورائها، هذا في حالة اذا كان لدى المرسل إليه بعض المعلومات عن الموضوع. أما إذا كانت معلوماته قليلة، أو لا يعرف شيئا عنه، فأن
المتصل مطا لب بجمع كل المعلومات اللازمة حتى يتمكن المرسل إليه من تكوين صورة واضحة حول موضوع المراسلة، والإحاطة به من كل الجوانب. مع الحرص على التسلسل والتنظيم. كل ذلك من اجل إقناع متلقيها وبالتالي الحصول على التفاعل الإيجابي.
❸ تحديد الغاية
تكتسي مسألة تهديد الغاية من الرسالة طابعا هاما على مستوى عملية التواصل، وخصوصا بالنسبة للمرسل الإداري... إن عدم تحديد الهدف يؤدي إلى السقوط في تداخل الأفكار، أو ضعف المعلومات، فيصعب عليه ترتيبها وصياغتها صياغة صحيحة في لغة إدارية هادفة وسليمة. أما تحديد الهدف أو الغاية فإنه يجنبه إضاعة الجهد والوقت في محاولة التعبير، وإعادة المحاولة لمرات متعددة ويجنبه كذلك كتابة كثرة المسودات والتشطيب على ما يكتبه أو تكميش الأوراق أو تمزيقها. وهذا الوضع يخرق لدى المتصل نوعا من الانفعال
والاضطراب والتأثير على نفسيته. وبطبيعة الحال ينعكس ذلك سلبا على إيصال الرسالة وعلى العملية التواصلية بشكل عام
❹ انتقاء الموضوع المناسب
بعد الخطوات السابقة يأتي الدور على تحديد الموضوع بعدما أصبحت الفكرة واضحة في ذهن المرسل والغاية من ورائها، باعتبار أن تحديد الموضوع له مجموعة من الإيجابيات أن مساله اختيار الموضوع، الذي يعد بمثابة العنوان، مسألة صعبة لأنه يحظى بأهمية بالغه على مستوى الوثيقة الإدارية. إنه بمثابة النقطة الحمراء المضيئة التي يتجه إليها القارئ أو المرسل إليه أول ما يستقبل الوثيقة. وهذا الإجراء الأول يخلق لديه انطباعا خاصا عن أهمية الرسالة أو عدم أهميتها
وتتجلى أهمية انتقاء الموضوع في كونه:
- يدفع المرسل إليه إلى إيلاء العناية للمراسلة الإدارية.
-
يسهل على المرسل إليه
غربلة و تصنيف المراسلات الإدارية
-
يضفي على المراسلة طابع
الأهمية والجدية
-
أول ما تقع عليه عين
المرسل إليه
-
أداه للتنسيق بين المصالح
الإدارية، وأنه وسيله هامه لتنظيم العمل داخل الجهاز الإداري
-
يساعد على تصنيف المراسلات،
وتوزيعها على المصالح المعنية وكذا ترتيبها
-
يساهم في سرعه البث في
المراسلات الإدارية
-
يجبر المرسل على التقيد
بالفكرة الواحدة، وعدم الخروج عن الغاية والهدف المرجو من المراسلة الإدارية
وتفادي الإطناب
ويشترط أن يكون الموضوع
-
دالا على المعلومات الأساسية
التي تحملها المراسلة وملخصا لها
-
مصاغا بأسلوب واضح ومباشر
-
لا يشوبه أي غموض أو التباس
- مركزا على مسالة واحده أو قضية واحدة
ويمكن إجمال وظائف موضوع الرسالة في كونه:
ويمكن إجمال وظائف موضوع الرسالة في كونه:
يساعد المرسل إليه على التعرف على غاية المراسلة
الإدارية أو على محتواها
يجنب ضياع الوقت
يسهل إعطاء التعليمات
انطلاقا من موضوع المراسلة
- يوجه المراسلة الإدارية إلى المصلحة المعنية
بها دون تأخير.
- يسهل ترتيب المراسلات الإدارية وأرشفتها وتنظيمه وضبطها.
ثانيا: التخطيط وترتيبالأفكار
يعد التخطيط وترتيب الأفكار مسألة مهمة جدا في نقل المعلومات عبر التراسل الإداري بشكل جيد وواضح
ويتأتى ذلك من خلال:
❶ التخطيط والتفكير
ويقصد به تأكد المتصل إداريا من الحصول على كافة المعلومات الضرورية واللازمة لتركيب رسالته.
وحصوله على كل المعلومات هذه يتأتى له عن طريق جمع الحقائق والأرقام الثابتة والإحصائيات والتقارير المرجعية القانونية للقضية أو المسألة التي يرغب في إيصالها.29
غير أن الحصول عليها غير كاف إذ لابد من التدقيق في صحتها ومنفعتها وفي القيمة التي ستضيفها إلى المراسلة الإدارية، بغية خلق تفاعل إيجابي لدى المرسل إليه، مع الحرص على عدم الإطناب والإكثار منها، تفاديا لتنفير المستقبل.
❷ ترتيب الأفكار المكونة للرسالة
بعد الحصول على المعلومات اللازمة والمفيدة والنافعة يقتضي الأمر بعد ذلك القيام بترتيبها. والترتيب يكون على أساس ثلاثة عناصر وهي: أولا المعلومات الأساسية، وثانيا المعلومات المهمة وثالثا المعلومات المتنوعة والثانوية ويجب أن يركز المرسل في رسالته على احترام تراتب أو ترتيب منطقي تحظى فيه المعلومات الهامة بالأولوية ثم تليها المعلومات التي تبدو اقل أهمية. ومن هنا ينظم المرسل رسالته لتوصف بالنموذجية وفق المعايير التالية:
üتتضمن المراسلة معلومة واحدة على الأقل، وثلاث معلومات على الأكثر مرتبة حسب أهميتها.
üتحتوي المراسلة على مثال، أو بعض الأمثلة التوضيحية للمعلومات الواردة فيها
üتضم المراسلة تعليقا مختصرا على كل مثال
❸ التركيب وضع تصميم
يهدف التصميم إلى مساعدة المرسل على معرفة مدى انسجام المعلومات الواردة في المراسلة الإدارية واستنتاج التداخل أو التضارب والتناقض أو الاضطراب الذي يمكن أن يلحق المراسلة مما يجعله يعيد النظر في صياغة رسالته
وعادة تتخذ المراسلة شكلا مقسما إلى ثلاثة أقسام وهي المقدمة والعرض والخاتمة. فوظيفة المقدمة هي شد الانتباه وتمهيد الانتقال إلى العرض أو المناقشة. أما العرض، الذي يكون أطول من المقدمة، فيتم التركيز فيه على توضيح المعلومة وتفسيرها وتقديم أمثلة عليها لتصل إلى المرسل إليه سعيا لنيل تفاعله الإيجابي
في حين أن الخاتمة فتكون مختصرة لا تتعدى فقرة واحدة وتهدف إلى تقديم تلخيص أو استنتاج للغاية المتوخاة همن المراسلة الإدارية.
ثالثا: مراجعة المراسلة الإدارية
بعد انتهاء المرسل من تحرير المراسلة الإدارية يمر إلى عملية المراجعة وهي أخر عملية والتي تتم عبر الخطوات التالية
üالخطوة الأولى
قراءة النص قراءة متأنية من طرف المرسل وذلك للتأكد من تضمنه للمعلومات المهمة والضرورية والقيام بالتصحيحات اللازمة وتصحيح الأخطاء الإملائية وحذف المعلومات الزائدة والعديمة الفائدة... كما يمكن ان يتم ذلك من خلال عرض المراسلة على الزملاء والاستعانة بأفكارهم وتوجيهاتهم قبل تسليم الوثيقة للراقنة
üالخطوة الثانية
تتمثل في الوقوف على مستوى شكل الورقة والأخطاء الإملائية والأخطاء بعد رقن الوثيقة للمرة الأولى، ومراجعتها مراجعة دقيقة
üالخطوة الثالثة
يتعين على المرسلين على المرسل أو المحررين الإداريين مراجعه الوثيقة الإدارية المرقونة للوقوف على مدى تصحيح الأخطاء المكتشفة خلال المرحلة السابقة قبل إرسالها للجهات المعنية وذلك من اجل الوقوف على الأخطاء المحتملة بعد الرقن للمرة الثانية
- يسهل ترتيب المراسلات الإدارية وأرشفتها وتنظيمه وضبطها.
ثانيا: التخطيط وترتيبالأفكار
يعد التخطيط وترتيب الأفكار مسألة مهمة جدا في نقل المعلومات عبر التراسل الإداري بشكل جيد وواضح
ويتأتى ذلك من خلال:
❶ التخطيط والتفكير
ويقصد به تأكد المتصل إداريا من الحصول على كافة المعلومات الضرورية واللازمة لتركيب رسالته.
وحصوله على كل المعلومات هذه يتأتى له عن طريق جمع الحقائق والأرقام الثابتة والإحصائيات والتقارير المرجعية القانونية للقضية أو المسألة التي يرغب في إيصالها.29
غير أن الحصول عليها غير كاف إذ لابد من التدقيق في صحتها ومنفعتها وفي القيمة التي ستضيفها إلى المراسلة الإدارية، بغية خلق تفاعل إيجابي لدى المرسل إليه، مع الحرص على عدم الإطناب والإكثار منها، تفاديا لتنفير المستقبل.
❷ ترتيب الأفكار المكونة للرسالة
بعد الحصول على المعلومات اللازمة والمفيدة والنافعة يقتضي الأمر بعد ذلك القيام بترتيبها. والترتيب يكون على أساس ثلاثة عناصر وهي: أولا المعلومات الأساسية، وثانيا المعلومات المهمة وثالثا المعلومات المتنوعة والثانوية ويجب أن يركز المرسل في رسالته على احترام تراتب أو ترتيب منطقي تحظى فيه المعلومات الهامة بالأولوية ثم تليها المعلومات التي تبدو اقل أهمية. ومن هنا ينظم المرسل رسالته لتوصف بالنموذجية وفق المعايير التالية:
üتتضمن المراسلة معلومة واحدة على الأقل، وثلاث معلومات على الأكثر مرتبة حسب أهميتها.
üتحتوي المراسلة على مثال، أو بعض الأمثلة التوضيحية للمعلومات الواردة فيها
üتضم المراسلة تعليقا مختصرا على كل مثال
❸ التركيب وضع تصميم
يهدف التصميم إلى مساعدة المرسل على معرفة مدى انسجام المعلومات الواردة في المراسلة الإدارية واستنتاج التداخل أو التضارب والتناقض أو الاضطراب الذي يمكن أن يلحق المراسلة مما يجعله يعيد النظر في صياغة رسالته
وعادة تتخذ المراسلة شكلا مقسما إلى ثلاثة أقسام وهي المقدمة والعرض والخاتمة. فوظيفة المقدمة هي شد الانتباه وتمهيد الانتقال إلى العرض أو المناقشة. أما العرض، الذي يكون أطول من المقدمة، فيتم التركيز فيه على توضيح المعلومة وتفسيرها وتقديم أمثلة عليها لتصل إلى المرسل إليه سعيا لنيل تفاعله الإيجابي
في حين أن الخاتمة فتكون مختصرة لا تتعدى فقرة واحدة وتهدف إلى تقديم تلخيص أو استنتاج للغاية المتوخاة همن المراسلة الإدارية.
ثالثا: مراجعة المراسلة الإدارية
بعد انتهاء المرسل من تحرير المراسلة الإدارية يمر إلى عملية المراجعة وهي أخر عملية والتي تتم عبر الخطوات التالية
üالخطوة الأولى
قراءة النص قراءة متأنية من طرف المرسل وذلك للتأكد من تضمنه للمعلومات المهمة والضرورية والقيام بالتصحيحات اللازمة وتصحيح الأخطاء الإملائية وحذف المعلومات الزائدة والعديمة الفائدة... كما يمكن ان يتم ذلك من خلال عرض المراسلة على الزملاء والاستعانة بأفكارهم وتوجيهاتهم قبل تسليم الوثيقة للراقنة
üالخطوة الثانية
تتمثل في الوقوف على مستوى شكل الورقة والأخطاء الإملائية والأخطاء بعد رقن الوثيقة للمرة الأولى، ومراجعتها مراجعة دقيقة
üالخطوة الثالثة
يتعين على المرسلين على المرسل أو المحررين الإداريين مراجعه الوثيقة الإدارية المرقونة للوقوف على مدى تصحيح الأخطاء المكتشفة خلال المرحلة السابقة قبل إرسالها للجهات المعنية وذلك من اجل الوقوف على الأخطاء المحتملة بعد الرقن للمرة الثانية
