صيغ التراسل الإداري
صيغ التراسل الإداري
أثبتت التجارب أن طول موضوع الرسالة يمكن اختصاره وذلك باستبعاد
الكلمات والعبارات
غير الجوهرية.
مع مراعاة أن يكون موضوع الرسالة واضحا كاملا ومنظما ويتوقف وضوح الرسالة على قدرة الكاتب في تحديد وجهة نظره مع حصر الوقائع في لغة بسيطة دون استعمال كلمات غير متداولة. ويجب استعمال جمل قصيرة مع صياغة الفقرات بحيث تعبر كل فقرة عن فكرة كاملة مستقلة تم ترتيب هذه الفقرات ترتيبا منطقيا وصياغة الآراء النهمة بحيث تكون بارزة.[1]
والتحرير الإداري لا يفترض أسلوبا ونحوا خاصا، غير أن خصوصيته تفرض عليه بعض المصطلحات وبعض التعابير والصيغ الخاصة، التي تتكرر أكثر من غيرها، والتي باستعمالها تسهل مأمورية المحرر.
وكما هو الشأن في كل تسلسل اختصاصي أو مهني تستعمل هذه المصطلحات غالبا إما لأنها متطابقة أكثرمع حاجيات الإدارة أو لأنها تبرز فوارق دقيقة في المعنى غالبا ما تفرضها طبيعة الإدارة[2]
ويستعمل المحرر صيغا كثيرة متداولة تصلح عند المناقشة أو عند العرض وبعض الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة أو لاستنتاج بعض الخلاصة أو التي تستعمل لتوضيح الفكرة أو تقديم وجهة نظر.
مع مراعاة أن يكون موضوع الرسالة واضحا كاملا ومنظما ويتوقف وضوح الرسالة على قدرة الكاتب في تحديد وجهة نظره مع حصر الوقائع في لغة بسيطة دون استعمال كلمات غير متداولة. ويجب استعمال جمل قصيرة مع صياغة الفقرات بحيث تعبر كل فقرة عن فكرة كاملة مستقلة تم ترتيب هذه الفقرات ترتيبا منطقيا وصياغة الآراء النهمة بحيث تكون بارزة.[1]
والتحرير الإداري لا يفترض أسلوبا ونحوا خاصا، غير أن خصوصيته تفرض عليه بعض المصطلحات وبعض التعابير والصيغ الخاصة، التي تتكرر أكثر من غيرها، والتي باستعمالها تسهل مأمورية المحرر.
وكما هو الشأن في كل تسلسل اختصاصي أو مهني تستعمل هذه المصطلحات غالبا إما لأنها متطابقة أكثرمع حاجيات الإدارة أو لأنها تبرز فوارق دقيقة في المعنى غالبا ما تفرضها طبيعة الإدارة[2]
ويستعمل المحرر صيغا كثيرة متداولة تصلح عند المناقشة أو عند العرض وبعض الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة أو لاستنتاج بعض الخلاصة أو التي تستعمل لتوضيح الفكرة أو تقديم وجهة نظر.
ولتمكين المحرر من الانتقال من فكرة إلى أخرى توجد صيغ تساعد
على ذلك . وعلى
العموم يمكن سرد صيغ
التراسل الإداري -على سبيل المثال لا الحصر
كما يلي:
أولا: صيغ النداء
أ- نداء الخواص:
إن الصيغة المستعملة عند مكاتبة الخواص هي: "السيد" أو "السيدة" أو "الآنسة".
وبالنسبة لرئيس أو مدير مؤسسة تجارية أو صناعية أو مؤسسة تعليمية نقول: "السيد المدير" أو "السيدة المديرة"
أما بالنسبة لوكيل أو محام أو محضر أو موثق فنتوجه إليه قائلين:
"أستاذ" كما يستعمل نفس النداء عند مكاتبة فنان شهير أو كاتب أو رسام أو نحات أو موسيقار.
ب- نداء السلطة:
السلطات الديبلوماسية والقنصلية:
- بالنسبة للسفير: "السيد السفير"
- المبعوث غير العادي، والوزير المفوض: "السيد الوزير"
- المكلف بالشؤون الخارجية: "السيد المكلف بالشؤون ..."
- القنصل العام والقنصل: "السيد القنصل العام" "السيد القنصل"
السلطات السياسية والإدارية:
- الوزير وكاتب الدولة: "السيد الوزير" ويحتفظ بهذا اللقب حتى بعد انتهاء المهام
أولا: صيغ النداء
أ- نداء الخواص:
إن الصيغة المستعملة عند مكاتبة الخواص هي: "السيد" أو "السيدة" أو "الآنسة".
وبالنسبة لرئيس أو مدير مؤسسة تجارية أو صناعية أو مؤسسة تعليمية نقول: "السيد المدير" أو "السيدة المديرة"
أما بالنسبة لوكيل أو محام أو محضر أو موثق فنتوجه إليه قائلين:
"أستاذ" كما يستعمل نفس النداء عند مكاتبة فنان شهير أو كاتب أو رسام أو نحات أو موسيقار.
ب- نداء السلطة:
السلطات الديبلوماسية والقنصلية:
- بالنسبة للسفير: "السيد السفير"
- المبعوث غير العادي، والوزير المفوض: "السيد الوزير"
- المكلف بالشؤون الخارجية: "السيد المكلف بالشؤون ..."
- القنصل العام والقنصل: "السيد القنصل العام" "السيد القنصل"
السلطات السياسية والإدارية:
- الوزير وكاتب الدولة: "السيد الوزير" ويحتفظ بهذا اللقب حتى بعد انتهاء المهام
رئيس المجلس الأعلى ورئيس
أو خليفة رئيس جمعية وطنية أو مجلس إقليمي: "السيد الرئيس"
السيدة الرئيسة".
ثانيا: صيغ التقديم
ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية والمستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة. هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون.
وهذه العبارات تتجسد في كلمة: يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة، وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى:
أ- صيغ التقديم بدون مرجع:
وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة. ومن العبارات المستعملة من الرئيس إلى المرؤوس نذكر:
ثانيا: صيغ التقديم
ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية والمستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة. هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون.
وهذه العبارات تتجسد في كلمة: يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة، وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى:
أ- صيغ التقديم بدون مرجع:
وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة. ومن العبارات المستعملة من الرئيس إلى المرؤوس نذكر:
يشرفني أن أثير انتباهكم
....
يشرفني أن أرسل إليكم...... يشرفني أن أعلمكم.........
يشرفني آمركم //أن أدعوكم........... يشرفني أن أطلب رأيكم
أما بعض العبارات
المستعملة من الموظف المرؤوس فنشير إلى:
يشرفني أن ألتمس منكم.......
يشرفني أن أحيطكم علما......... يشرفني أن أقترح عليكم...... يشرفني أن أحيل عليكم..........
يشرفني أن أوجه إليكم.......يشرفني أن أنهي إلى علمكم........ يشرفني أن أعرض
عليكم....... يشرفني أن أقدم لكم......يشرفني أن أخبركم
ب-صيغ التقديم بمرجع:
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة وتذكر بالمرجع
المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو
الآتي:
- ردا على رسالتكم رقم... المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ ..............، يشرفني ......
- ردا على طلبكم المؤرخ في ....... والمتعلق بــ .........، يشرفني أن.................
- بناء على ...... رقم .... المؤرخ في .... والمتضمن ......، يشرفني أن ....
- بالرسالة المؤرخة في ... أردتم أن تلفتوا انتباهي إلى ...
- جوابا على رسالتكم عدد ... بتاريخ ... يشرفني أن أنهي إلى علمكم ....
- تبعا لإرساليتكم بتاريخ .... تحت عدد ... يشرفني أن أحيطكم علما ....
ثالثا: صيغ العرض والمناقشة
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الآتي:
أ -الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذ قرارا من... - لاحظت أو ألاحظ .../
- كان يجب عليك أو من الواجب عليك .... - سأتخذ موقفا ما...
ب-الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس:
-أعتقد /... أسمح لنفسي /... ل أستطيع إلا/... عليك بإفادتي بكل.../ يرجع لي ...أو أرى من صلاحياتي.
جـ- بعض صيغ الترتيب :
- أولا : ................., / ثانيا : ................/, ثالثا ................ :
- من جهة ./....... من جهة أخرى /........ وبالتالي /...... بصفة رئيسية /.... بصفة ثانوية .........
- نظرا /... وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن .... فإن ,........ الخ من الصيغ.
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات :
ولابد من التأكيد على أن مضمون الرسالة يجب أن يدعم بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالاتي:
-تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ.........
-حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في ….……… والمتعلقة ب.......
رابعا: الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة
- لا يخفى عليكم..../ لا أشك في .....
- لست دون علم به ....
- لا يخفى عليكم أن...، لا تجهلون أن ....
- فجوابا على رسالتكم ...في شأن سلوك السيدة ... لا يخفى عليكم أن .... ولا شك ان هذا السلوك
سوف"...أو ليست مصالحكم دون علم بان مثل هذا السلوك ...."
خامسا: صيغ السرد
- فجوابا عن طلبكم الانخراط في سلك المتصرفين اتشرف أولا بإخباركم، ...وثانيا لا يعفى من المباراة "...
- أتشرف بإخباركم من ناحية القانون ... ومن ناحية أخرى يجب ألا يقل عمركم عن...
- يشرفني أن أحيطكم علما أن بان السيد ...وفضلا عن ذلك فانه سيطلع على ... وفي النهاية سيجعل الإدارة في موقف ... وفي الأخير لا أرى مانعا من أن يقدم المعني بالأمر إلى...
- في بداية الأمر... في نهاية الأمر.... يشرفني
- بصفة رئيسية...وبصفة عامة... وبصفة ثانوية.... أتشرف بان...
- بما أن... نظرا لـ.... اعتبارا لـ...بناء على.... استنادا إلى... وفقا لـ...أتشرف بان..
الآتي:
- ردا على رسالتكم رقم... المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ ..............، يشرفني ......
- ردا على طلبكم المؤرخ في ....... والمتعلق بــ .........، يشرفني أن.................
- بناء على ...... رقم .... المؤرخ في .... والمتضمن ......، يشرفني أن ....
- بالرسالة المؤرخة في ... أردتم أن تلفتوا انتباهي إلى ...
- جوابا على رسالتكم عدد ... بتاريخ ... يشرفني أن أنهي إلى علمكم ....
- تبعا لإرساليتكم بتاريخ .... تحت عدد ... يشرفني أن أحيطكم علما ....
ثالثا: صيغ العرض والمناقشة
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الآتي:
أ -الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذ قرارا من... - لاحظت أو ألاحظ .../
- كان يجب عليك أو من الواجب عليك .... - سأتخذ موقفا ما...
ب-الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس:
-أعتقد /... أسمح لنفسي /... ل أستطيع إلا/... عليك بإفادتي بكل.../ يرجع لي ...أو أرى من صلاحياتي.
جـ- بعض صيغ الترتيب :
- أولا : ................., / ثانيا : ................/, ثالثا ................ :
- من جهة ./....... من جهة أخرى /........ وبالتالي /...... بصفة رئيسية /.... بصفة ثانوية .........
- نظرا /... وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن .... فإن ,........ الخ من الصيغ.
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات :
ولابد من التأكيد على أن مضمون الرسالة يجب أن يدعم بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالاتي:
-تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ.........
-حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في ….……… والمتعلقة ب.......
رابعا: الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة
- لا يخفى عليكم..../ لا أشك في .....
- لست دون علم به ....
- لا يخفى عليكم أن...، لا تجهلون أن ....
- فجوابا على رسالتكم ...في شأن سلوك السيدة ... لا يخفى عليكم أن .... ولا شك ان هذا السلوك
سوف"...أو ليست مصالحكم دون علم بان مثل هذا السلوك ...."
خامسا: صيغ السرد
- فجوابا عن طلبكم الانخراط في سلك المتصرفين اتشرف أولا بإخباركم، ...وثانيا لا يعفى من المباراة "...
- أتشرف بإخباركم من ناحية القانون ... ومن ناحية أخرى يجب ألا يقل عمركم عن...
- يشرفني أن أحيطكم علما أن بان السيد ...وفضلا عن ذلك فانه سيطلع على ... وفي النهاية سيجعل الإدارة في موقف ... وفي الأخير لا أرى مانعا من أن يقدم المعني بالأمر إلى...
- في بداية الأمر... في نهاية الأمر.... يشرفني
- بصفة رئيسية...وبصفة عامة... وبصفة ثانوية.... أتشرف بان...
- بما أن... نظرا لـ.... اعتبارا لـ...بناء على.... استنادا إلى... وفقا لـ...أتشرف بان..
سادسا: صيغ الانتقال
الغرض منها تمكين المحرر من الانتقال من فكرة إلى أخرى ومثالها:
- ... من جهة ... ومن جهة أخرى ...
- ... من ناحية .....و من ناحية أخرى....
- .... بخلاف ... بعكس ...
- .... علاوة على... زيادة على ذلك... بالمقابل....
سابعا: صيغ توضيح الفكرة أو تقديم وجهة النظر
ومن اجل ذلك، يمكن استعمال العبارات التالية:
-1في هذا الموضوع/ في هذا الصدد/ في هذا الشأن/ في الواقع/بالفعل (فعلا) بالطبع(طبعا)/
بالخصوص(مبدئيا)/لا سيما (خاصة)/ مع ذلك/ فضلا عن ذلك/ زد على ذلك/على كل حال/ مهما حدث/ بصفة عامة/ عندئذ /وحينئذ/ آنئذ.
-2في نظري / حسب رأيي/ حسب فهمي / من جهتي/ ومن ناحيتي / فيما يخصني.
ثامنا: صيغ الخاتمة
هي عبارة المجاملة أو الاحترام المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية، وتختلف هذه العبارة بحسب اختلاف المركز الإداري للمرسل إليه والمكانة التي يتبوئها. ويجب على المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه ويلاحظ أن المصالح الحكومية تعمل جميعها على توجيه تحية ختامية فيها معنى الاحترام والتقدير. وتكتب هذه التحية الختامية عادة في السطر التالي لانتهاء الموضوع.
وتختلف بحسب الحالات التالية:
-1نفس المركز إداريا
-2من أعلى إلى أسفل إداريا
-3من أسفل إلى أعلى إداريا.
-1عبارات الاحترام الختامية بالنسبة لنفس المركز الإداري.
وكنموذج على ذلك هناك:
- وبه الاعلام والسلام
- والسلام.
الغرض منها تمكين المحرر من الانتقال من فكرة إلى أخرى ومثالها:
- ... من جهة ... ومن جهة أخرى ...
- ... من ناحية .....و من ناحية أخرى....
- .... بخلاف ... بعكس ...
- .... علاوة على... زيادة على ذلك... بالمقابل....
سابعا: صيغ توضيح الفكرة أو تقديم وجهة النظر
ومن اجل ذلك، يمكن استعمال العبارات التالية:
-1في هذا الموضوع/ في هذا الصدد/ في هذا الشأن/ في الواقع/بالفعل (فعلا) بالطبع(طبعا)/
بالخصوص(مبدئيا)/لا سيما (خاصة)/ مع ذلك/ فضلا عن ذلك/ زد على ذلك/على كل حال/ مهما حدث/ بصفة عامة/ عندئذ /وحينئذ/ آنئذ.
-2في نظري / حسب رأيي/ حسب فهمي / من جهتي/ ومن ناحيتي / فيما يخصني.
ثامنا: صيغ الخاتمة
هي عبارة المجاملة أو الاحترام المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية، وتختلف هذه العبارة بحسب اختلاف المركز الإداري للمرسل إليه والمكانة التي يتبوئها. ويجب على المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه ويلاحظ أن المصالح الحكومية تعمل جميعها على توجيه تحية ختامية فيها معنى الاحترام والتقدير. وتكتب هذه التحية الختامية عادة في السطر التالي لانتهاء الموضوع.
وتختلف بحسب الحالات التالية:
-1نفس المركز إداريا
-2من أعلى إلى أسفل إداريا
-3من أسفل إلى أعلى إداريا.
-1عبارات الاحترام الختامية بالنسبة لنفس المركز الإداري.
وكنموذج على ذلك هناك:
- وبه الاعلام والسلام
- والسلام.
عبارات الاحترام الختامية
الممكن استعمالها من الأعلى إلى الأسفل إداريا، أي من الرئيس إلى المرؤوس.
هنا مجموعة من العبارات التي يمكن استعمالها في هذا الصدد مثل:
- وتفضلوا، بقبول فائق التحيات
- وتفضلوا، بقبول خالص التقدير
- وتفضلوا، بقبول فائق التقدير
- وتفضلوا، بقبول فائق عبارات التقدير
- وتفضلوا، بقبول خالص الاحترام والتقدير
- وتفضلوا، بقبول اسمى عبارات الاعتبار والتقدير22
-3عبارات الاحترام الختامية الممكن استعمالها من الأسفل إلى الأعلى اداريا ،أي من المرؤوس إلى الرئيس.
ومن العبارات المستعملة هناك:
- وتفضلوا بقبول خالص الاحترام
- وتفضلوا، بقبول فائق الاحترام
- وتفضلوا، بقبول أسمى عبارة الإخلاص
- وتفضلوا، بقبول فائق عبارات التقدير والاحترام.
- وتفضلوا، بقبول خالص الاحترام والتقدير
وللإشارة فان كانت المراسلة امرأة أو العكس، فلا ينبغي لها أن تتضّمن عبارة الاحترام الختامية في الرسالة شيئا من مشاعرهما، فهذا ليس لائقا. بل يتم الاكتفاء بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير وأفضل عبارة يمكن أن تختم بها الرسالة مثلا:
هنا مجموعة من العبارات التي يمكن استعمالها في هذا الصدد مثل:
- وتفضلوا، بقبول فائق التحيات
- وتفضلوا، بقبول خالص التقدير
- وتفضلوا، بقبول فائق التقدير
- وتفضلوا، بقبول فائق عبارات التقدير
- وتفضلوا، بقبول خالص الاحترام والتقدير
- وتفضلوا، بقبول اسمى عبارات الاعتبار والتقدير22
-3عبارات الاحترام الختامية الممكن استعمالها من الأسفل إلى الأعلى اداريا ،أي من المرؤوس إلى الرئيس.
ومن العبارات المستعملة هناك:
- وتفضلوا بقبول خالص الاحترام
- وتفضلوا، بقبول فائق الاحترام
- وتفضلوا، بقبول أسمى عبارة الإخلاص
- وتفضلوا، بقبول فائق عبارات التقدير والاحترام.
- وتفضلوا، بقبول خالص الاحترام والتقدير
وللإشارة فان كانت المراسلة امرأة أو العكس، فلا ينبغي لها أن تتضّمن عبارة الاحترام الختامية في الرسالة شيئا من مشاعرهما، فهذا ليس لائقا. بل يتم الاكتفاء بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير وأفضل عبارة يمكن أن تختم بها الرسالة مثلا:
- تفضلوا،
السيدة......بقبول تحيات التقدير
تفضلوا
سيدي بقبول تحيات التقدير....
