استعمال الورق الملائم من
حيث النوع واللون والمقاس ،
- يستحسن كتابة المراسلات
على أنواعها وحسب موضوعها ومضمونها باحترام المقاسات أو المساحات التي تتناسب مع
كل نوع من المراسلات فيجب اجتناب تحرير مراسلة كبيرة في مساحة من الورق صغيرة، كما
يجب اجتناب تحرير مراسلة قصيرة قليلة الكلمات في مساحة من الورق صغيرة،كما يجب
اجتناب تحرير مراسلة قصيرة قليلة الكلمات في مساحة من الورق كبيرة دون مراعاة للناحية
الجمالية .
فمساحة الورق المستعمل يجب
أن تتناسب مع مضمون المراسلة وموضوعها طولا أو قصرا.
- يجب اختيار نوع الورق
بعناية ويفضل دائما أن يكون لون الورق من أفتح الألوان إما اللون الأبيض أو اللون
الأزرق أو خليط بينهما. فاللون الأبيض هو المناسب ويجب البعد ما أمكن عن استخدام
الألوان غير الأبيض إلا في بعض الحالات التي يكون فيها ضرورة كأن يكون فيها الهدف
أن تعطي الألوان دلالة معينة.
- أما مساحة الورق
المستعمل فان الإدارة المغربية تستعمل المساحات المعتمدة دوليا والتي تتناسب مع
جميع الوثائق الإدارية المستعملة حاليا في الإدارة.[1]
×
التاريخ
للتاريخ أهمية خاصة ويترتب عليه التزامات نظامية
في اكتساب الحقوق أو إسقاطها اذ أن في إثبات التاريخ أهمية قصوى من الجهة
القانونية حيث أنه يتخذ دليلا في المنازعات التي تدور حول سقوط الحق أو منشأه.
يكتب التاريخ في أعلى
الورقة في ركنها الأيمن إذا كانت المراسلة باللغة الفرنسية أو بلغة أخرى وفي ركنها
الأيسر إذا كانت المراسلة باللغة العربية. ويستحسن كتابة التاريخ الميلادي مع
التاريخ الهجري ويمكن كتابة التاريخ الميلادي فقط إذا كانت المراسلة موجهة إلى
خارج المملكة في غير الحالات التي يخاطب فيها المواطن المغربي أو العربي.
ويجب كتابة الشهور بالحروف
الهجائية وليس بالأرقام .
التاريخ يكون دائما مسبوقا
باسم المدينة التي كتبت فيها المراسلة.
من الأفضل ترك كتابة
التاريخ للمصلحة المختصة إما مكتب الضبط أو الكتابة الخاصة والتاريخ لا يكتب إلا
بعد التوقيع.
×
اسم الجهة
الصادرة منها الخطاب
وهو عادة مطبوع بأعلى
الورقة وهو عبارة عن اسم الوزارة أو المصلحة واسم الإدارة وأيضا القسم المختص .
ويكتب على هذه الصيغة:
من والي صاحب الجلالة على
.....
من عامل صاحب الجلالة على
إقليم.....
×
الجهة المرسل
إليها الخطاب
جرى العرف الإداري على أن
توجه المراسلات الإدارية داخل الإدارات الى الأشخاص تبعا لوظائفهم وذلك دون
أسمائهم أو عناوينهم. ويجب على المحرر أن يتجنب استعمال الوظائف الغير الرسمية
وإنما يستعمل الوظائف التي تنشر بالجريدة الرسمية .
السيد وزير الأشغال
العمومية اذا كان الوزير هو وزير التجهيز فليس صحيحا أن يخاطب باسم وزير الأشغال
العمومية الذي لا وجود له بين أعضاء الحكومة[2]
×
رقم
المراسلة
ويوضع في أعلى المراسلة
تحت عنوان الإدارة
وغالبا ما يتكون من رقم
المراسلة ومن وحدات أو إشارات التعريف مثل : رقم 1244/ق م
فالرقم يشير إلى ترتيب
المراسلات حسب تسجيلها في كناشات التسجيل الخاصة
أما الوحدات أو الرموز
فليس هناك حاليا نظاما موحدا في طريقة استعمالها.
ودور هذه الإشارات هو
تمكين الإدارة من معرفة المصلحة أو المكتب الذي صدرت منه المراسلة .
×
موضوع
المراسلة
يعطي لقارئها فرصة لمعرفة الغرض منها فورا من
غير البحث من خلال قراءة سطورها.
فإذا كان من الواجب على
جميع المراسلات احتواء "الموضوع" كالرسالة والمنشور والمذكرة المصلحية
والتقرير،فهناك بعض المراسلات لا تستوجب استعمال هذه الإشارة لان البعض منها
موضوعها مذكور في اسمها مثل ورقة الإرسال والمحضر وغيرها.
×
المرجع
لا تحتوي جميع المراسلات الإدارية على هذه
الإشارة التي تكتب دائما في حالة وجودها تحت "الموضوع" وتساعد هذه
الإشارة على الرجوع بسهولة إلى الوثيقة التي تتضمن نفس الموضوع أو التي تجيب
المراسلة الموجهة إلى المراسل الأسبق على نفس الموضوع ويكتب كما يلي:
المرجع: رسالتكم رقم 121/م
وع بتاريخ..
المرجع: المنشور رقم 18وع
بتاريخ..
ولا داعي إلى استعمال هذه
الإشارة في جميع المراسلات.فهي تختص دائما بالرسالة والمنشور والمذكرة المصلحية.
×
جسم
المراسلة
ويخضع إلى التقسيم التالي : المقدمة - العرض –
الخاتمة
في المقدمة يعمل
الكاتب على تقديم الموضوع الذي يكتب فيه ويجب إلا تتعدى سطرين بحيث يمكن للقارئ أن
يفهم بسرعة ما سيناوله الكاتب في عرضه وأن تكون واضحة وموجزة .[3]
فمثلا إذا كان موضوع
المراسلة هو "الموافقة على شروط العقد" تكون المقدمة كما يلي :
"بالإشارة إلى الخطاب
رقم 3/و ت بتاريخ 21 مارس 1978 بخصوص التماس الجمعية لرعاية الطفولة بالدار
البيضاء الموافقة على تجاوزها شروط العقد الذي استأجرت به الجمعية الأرض الذي
أقامت عليها منشأتها يشرفني أن أحبركم بما يلي:"
أما العرض فيتكون
من مجموعة من الأفكار وكل فكرة تعتبر فقرة مستقلة في ترتيب وتنسيق يجعل الكاتب لا
يخرج عن الموضوع الذي يكتب فيه.
يجب ألا يغيب عن بال
المحرر أن ترتيب الأفكار وتقسيمها في فقرات يعطي للمراسلة جمالا ويحافظ على
توازنها، ويجب أن يكون هناك تسلسل بين الفقرات .
لا يقاس عرض المراسلة بعدد
اسطرها أو عدد صفحاتها ،و يجب التنويه إلى أن المعلومات والشرح الذي يساعد على فهم
الموضوع وتوضيحه يتجلى فيما يمكن شرحه بوضوح في عدد أقل من الكلمات بفضل إتباع
أسلوب الاختصار والبساطة دونما حاجة إلى التطويل لتجنب التكرار .
الخاتمة يفظل أن تكون موجزة ومن الطبيعي أن تكون متفقة مع طبيعة
المراسلة وموضوعها. كذلك من المستحسن البعد عن إعادة الأفكار التي سبق ذكرها في
صدر المراسلة لان المعلومات الأساسية توجد في الصدر ولا داعي إلى تكرارها.
التوقيع من الضروري أن يطبع اسم المسؤول الذي وقع المراسلة ومن
الضروري كذلك ذكر وظيفته لمعرفة مستواه الوظيفي. فالمراسلة غير الموقعة لا تأخذ
الصفة النظامية حيث أن التوقيع يعتبر لزاما من الطرف السلطة المختصة أو الشخص
المؤهل قانونيا.
المرفقات بعض المراسلات تحتوي على مرفقات وغالبا ما تتكون هذه
المرفقات من واحدة أو أكثر وذكر هذه المرفقات يكون إما في صدر المراسلة أو في
نهايتها وان كان البعض يفضل الإشارة الى المرفقات في نهاية المراسلة .
[1]-الدكتور بوعلام السنوسي،تقنيات
التحرير الإداري بالإدارة العمومية والقطاع الخاص ،دار النشر المغربية الدار
البيضاء 2010 ص 19
[2]- نفس المرجع السابق ص 23
