التقرير الإداري المفصل، عرض للحقائق و
المعلومات والبيانات الخاصة بمشكلة معينة، عرضا تحليليا ومرتبا، مع الإشارة إلى
الحلول المقترحة على ضوء النتائج التي تم التوصل إليها من خلال الدراسة والبحث،
فهو وثيقة يقوم المحرر بواسطتها بإخبار جهات عليا بمشكلة من أجل اتخاذ قرار بشأنها
بعد دراستها. يتضح من هذا التعريف، أن التقرير المفصل يسمح للمدبرين بالإطلاع على
آراء العاملين تحت نفوذهم ووجهات نظرهم حول الصعوبات والمشاكل التي تعترضهم والحلول
التي يرونها لمعالجتها، فهو بهذا المعنى وسيلة من وسائل إشراك الموظفين بالإدارة
في عملية اتخاذ القرارات.
ومن مميزاته أنه:
1. وثيقة مكتوبة تمرر عبرها معلومات إلى الجهات المختصة.
2. يعرف من خلال عنوانه والمرسل إليه.
3. يتسم بالتحليل والتفصيل.
4. يعالج غالبا قضية هامة.
5. يستعمله المرؤوس أحيانا لطلب التعليمات.
6. يعتمد عليه الرؤساء في اتخاذ القرارات.
7. له توجه نحو المستقبل.
8. يهدف إلى تقديم اقتراحات واستنتاج خلاصات على عكس التقرير الموجز.
9. يعتبر وعاء لحفظ المعلومات والأبحاث والدراسات للاستفادة منها عند الحاجة.
10.
يستعمل لتقديم مشاريع القوانين والمراسيم
والقرارات والنصوص بصفة عامة.
يتضح من خلال الخصائص المذكورة أن التقرير المفصل هو حصيلة لجهد كبير
ومنسق، يتطلب وقتا طويلا، ويتم عبر مراحل يتعين من خلالها: تحديد المشكل موضوع
التقرير وأبعاده المختلفة، وإعداد تصميم للبحث، ووضع هيكل عام للتقرير، ودراسة
المعلومات والبيانات وتحليلها وتفسيرها، وأخيرا القيام بجمع تلك المعلومات
وتنسيقها، وصياغة التقرير في شكله النهائي.
وسنحاول إلقاء الضوء على هذه المراحل، نظرا
لأهميتها:
1) الهيكل العام للتقرير.
هناك العديد من الطرق والمناهج المتبعة
لإعداد التقرير منها؛
11. المنهج التاريخي: ويعني دراسة
أحداث الماضي للوصول إلى معرفة الحاضر، واستشراف آفاق المستقبل، ولا تقتصر خطة
البحث على سرد الحقائق والمعلومات بل تعتمد أسلوب الدراسة والتحليل وإيجاد العلاقة
بينهما وتفسيرها.
12.
المنهج الوصفي: ويعني وصف الأوضاع والظروف القائمة انطلاقا من
المعلومات المستمدة من الملاحظات أو المقابلات الشخصية.
13.
المنهج التجريبي: ويقوم على إجراء تجارب،
وإبداء ملاحظات ثم الحكم على مدى صحة أو عدم صحة الافتراضات التي ثم وضعها.
2) دراسة المعلومات والبيانات وتحليلها.
يعتبر البحث عن المعلومات القضية الأساسية في
إعداد التقرير المفصل، حيث يتعين البحث والتنقيب عنها في مصادرها الأصلية من قبيل
الكتب والمطبوعات ذات الصلة بالقضية، والدراسات والأبحاث المنجزة حول الموضوع،
والوثائق والملفات، والخبرة والتجربة التي يتوفر عليها المحرر، وكذا الأشخاص ذوي
الخبرة والعلاقة والأخصائيين عن طريق الاتصال الشخصي بهم.
3) صياغة التقرير.
تتطلب هذه الخطوة - والتي يتم فيها وضع
التصور النهائي لشكل التقرير – أن يلتزم المحرر بالدقة والوضوح والبساطة والإيجاز
مع الإتقان متبعا المنهج التالي:
14.
اختيار عنوان التقرير: بحيث يعكس مضمونه، والهدف منه.
15.
المقدمة: تتضمن عرضا للموضوع أو المشكل وأبعاده
والأسباب التي أضفت عليه أهمية خاصة، وطريقة البحث وحجم المعلومات والجهة التي يعد
التقرير لصالحها.
16.
صلب الموضوع: ويتناول بالبحث والتحليل المعلومات
والبيانات التي تم جمعها وتوظيفها منطقيا، من أجل إيجاد العلاقة الجدلية والموضوعية،
بين الأفكار والهدف الذي يتوخى الوصول إليه، وتكتسي هذه المرحلة أهمية كبرى حيث
يتم خلالها تحليل الموضوع وإبراز المنطق في عرض الأفكار والتدليل عليها بصورة
متناهية للوصول إلى خاتمة مؤثرة؛ وذلك بعرض الوقائع والبرهنة أو التعليق عليها
وبناء الاقتراحات.
17.
الخاتمة: هي تذكير إجمالي بالمظاهر الأساسية للتقرير
والحلول المقترحة والتوصيات المقدمة على ضوء نتائج البحث والدراسة المتوصل إليها،
والتي من شأنها أن تعطي فكرة واضحة لمن يقتصر على قراءتها.[1]
أما فيما يخص المظهر الخارجي للتقرير المفصل، فيضم
البيانات التالية:
18.
الرأس – المكان- الرقم - العنوان – المرسل –
المرسل إليه – الموضوع...........
19.
توقيع المحرر بالصفحة الأخيرة، متبوعا بصفته،
والاسم الشخصي والعائلي.
وزارة الداخلية
ولاية جهة سوس ماسة
الجماعة الترابية لأكادير
مصلحة الأغراس
رقم...............
الموضوع: تقرير يتعلق بتجديد وتطوير مستنبت
الجماعة.
التوقيع
المرسل إليه:
السيد رئيس المجلس الجماعي لأكادير.
ويمكن
تصنيف التقارير المفصلة، حسب نوعها وتوجهها إلى:
ü من حيث الشكل: إلى تقرير شفوية، وتقارير كتابية.
ü من حيث الموضوع: فالمواضيع التي تعالجها لا يمكن حصرها، فهي تتنوع بتنوع
النشاط الإداري، فمنها: تقرير عن مهمة – تقرير تدريب – التقرير الدراسي - ....
ü من حيث المدة الزمنية: يومية – أسبوعية – نصف شهرية – شهرية - ............
إذا كان هذا عن
الوثائق الإدارية الإخبارية والمتعلقة بالتقارير الإدارية، فهناك وثائق إدارية
متعلقة بالإثبات ( Documents administratifs d argumentations ) وهي المحاضر الإدارية ( Procès
Verbal PV )
[1] عبد
العزيز أشرقي، ، ص148
