ماهية المحاضر الإدارية، وطرق صياغتها.

 

ماهية المحاضر الإدارية، وطرق صياغتها.  

     تستعمل كلمة محضر للدلالة على أنواع عديدة من الوثائق المختلفة في طبيعتها و مدلولها وفي توجهها، فإذا حرره شخص مؤهل لذلك، أي أحد ضباط الشرطة القضائية، فهو محضر الضابطة القضائية، وإذا حرره أحد الخبراء فهو محضر خبرة، وإذا حرره موظف إداري، فهو محضر جلسة عمل، بمعنى المحضر بالمفهوم الإداري، وهو موضوع بحثنا.

الفقرة الأولى: تعريف المحاضر، ومميزاتها، والقواعد المرتبطة بإعدادها.

         المحضر الإداري، عبارة عن وثيقة مكتوبة، تدون فيه وقائع ميدانية من خلال المناقشات المتبادلة أثناء اجتماع عام أو خاص؛ ويقع إعداده بناء على طلب السلطة الإدارية المختصة من موظفين لهم تكوين جيد، حيث يختلف عن باقي الوثائق الإدارية الأخرى سواء من ناحية إعداده أو القالب الذي يصاغ فيه.

        

 

 

 

يتضمن المحضر المعلومات والبيانات التالية:

العنوان: محضر اجتماع......................................................................

يبتدئ باليوم والتاريخ الهجري تم الميلادي...................................................

الساعة...............................................................................................

موضوع الاجتماع.................................................................................

مكان انعقاده.........................................................................................

اسم وصفة الشخص الذي ترأسه.................................................................

اسم وصفة المشاركين في الاجتماع.............................................................

المناقشة...............................................................................................[1]

 

ويتكون صلب المحضر من الفقرات التالية:

يبدأ بتناول الكلمة من طرف رئيس الجلسة الذي يعلن عن افتتاح الاجتماع موجها الشكر إلى الحضور على تلبيتهم الدعوة للمشاركة في الاجتماع، ثم يستعرض نقط جدول الأعمال وينتقل بعد ذلك للتذكير بأهمية موضوع الاجتماع.

العرض:

   هو الإشارة إلى النقطة المدرجة في جدول الأعمال وبسطها من طرف رئيس الجلسة أو أي متدخل.

  المناقشة:

هي تدخلات المشاركين في مناقشة النقطة المدرجة في جدول الأعمال وتحليلها من وجهة نظرهم، مع تقديم الحلول والمقترحات الكفيلة بمعالجتها.

الاستنتاج أو المقرر:

عادة تختم النقط المدرجة في جدول الأعمال بالاتفاق على مقترح خاص أو مقرر معين، يكون تتويجا لمختلف التدخلات، وبالتالي يفرز الخلاصة التي يقع عليها الاتفاق، تكون قابلة للتطبيق والتنفيذ على أرض الواقع، وينتهي الاجتماع بتناول الكلمة من طرف رئيس الجلسة الذي يوجه الشكر إلى الحضور على تتبعهم للمناقشات، وتدخلاتهم البناءة والمفيدة لإغناء الحوار وإثراء المناقشة، تم يعلن في الأخير عن رفع الجلسة على الساعة كذا ..........

بعد نفاذ جدول الأعمال.

         ويخضع تحرير المحضر كغيره من الوثائق لمتطلبات الموضوعية والصحة والدقة، خصوصا أن المحرر عليه أن يسجل ما رأى وسمع من غير زيادة ولا نقصان، كما تتميز أساسا بطريقة السرد للمناقشات، سواء كان هذا السرد تحليليا أو تكامليا أو كان تركيبيا أو تلخيصيا.

 

أولا: أسلوب السرد التحليلي أو التكاملي.

وهو ما يسميه البعض بطريقة " ستينوكرافيك" ذلك أن المحرر في هذه الحالة يدون بالمحضر جميع المناقشات بجميع تفاصيلها مباشرة من فم المتدخلين كلمة، كلمة وتبعا لتدخلاتهم، وغالبا ما يتم الاستعانة بآلة التسجيل للقيام بذلك، ويستعمل هذا النوع من المحاضر غالبا في المناقشات ذات الطابع السياسي أو القانوني، مثل مناقشات المجالس المنتخبة، أو بتحضير مشروع نص قانوني، وهذه المحاضر تكون طويلة جدا، لكنها ضرورية في مثل هذه المناقشات، عكس أسلوب المحاضر التركيبية أو التلخيصية التي تفضل في الاجتماعات العادية أو جلسات العمل.

ثانيا: أسلوب السرد التركيبي أو التلخيصي.

         يحرر هذا النوع من المحاضر بطريقة مركزة ومختصرة، ومنطقية، ذلك أنه خلال مناقشة النقط المدرجة في جدول الأعمال تتداخل الأفكار وتتكرر الجمل والكلمات، مما يتطلب من المحرر الاتصاف بمؤهلات تمكنه من ترتيب مختلف ما تم التعبير عنه وترتيبه وتنظيمه والوصول إلى خلاصة تؤدي إلى إبراز المقررات المتخذة دون تشويه أو تحريف للتدخلات، أثناء القيام بتلخيصها.

الفقرة الثانية: أنواع المحاضر، وطرق صياغتها.

        تتعدد أنواع المحاضر، حسب نوعية الإدارة وكذا العمل الإداري، فنجد مثلا، محضر اجتماع اللجنة التقنية ل.........، ومحضر اجتماع المجالس الجماعية و.........الخ، فهي على العموم وثائق إدارية، تفيد الإثبات، وتستعمل للبرهنة على صحة الوقائع أو الأحداث، لذا فإننا سنقتصر على مسطرة إعداد محضر اجتماع المجالس الجماعات الترابية و محضر اجتماع المجالس الإدارية للوكالات المستقلة والمؤسسات العمومية.

         يخضع تحرير محضر اجتماع المجالس الجماعات الترابية، لإجراءات وشكليات محددة في القوانين القانون التنظيمية المتعلقة بهذه الجماعات، والنظام الداخلي لها، فالدورات سواء منها العادية الثلاثة أو الاستثنائية تدون بمحاضر، تدرج فيها النقط المسجلة في جدول الأعمال والمناقشات التي دارت حولها، ولا تختلف مسطرة تحرير المحضر بالنسبة للمجالس الجماعية عنها بالنسبة لمجالس العمالات والأقاليم والجهات، والمجالس الإدارية للوكالات المستقلة، والمؤسسات العمومية، وهي على الشكل التالي:

1) الورقة الحافظة

تشتمل على البيانات التالية:

-         نوعية الدورة ( عادية – استثنائية ) طبقا لما نصت عليه القوانين التنظيمية للجماعات الترابية.

-         نوعية الجلسة ( علنية – سرية ) طبقا لما نصت عليه القوانين التنظيمية للجماعات الترابية.

-         اسم وصفة العضو الذي ترأس الجلسة ( رئيس – خليفة الرئيس )

-         اسم وصفة ممثل السلطة ( عامل – باشا –  رئيس دائرة - قائد – خليفة )

-         عدد المستشارين الحاضرين والغائبين بعذر أو بدون عذر.

-         أسماء الموظفين المدعوين لحضور الجلسة.

وهذا الترتيب للمعلومات المتضمنة بالورقة الحافظة يجب التقيد به، كما أن الورقة الحافظة تهيئ لكل جلسة وليس للدورة بأكملها.

2) المداولات

قد يحتوي جدول الأعمال على نقطة واحدة أو عدة نقاط، لذا يجب أن يتضمن فيما يخص كل نقطة على ثلاثة أجزاء رئيسية وهي:

Ø العرض:

وهو التدخل الذي يقدمه رئيس الجلسة عن النقطة المدرجة في جدول الأعمال، ويجب أن يكون واضحا ودقيقا ومفهوما.

Ø    المناقشة:

 تبدأ بالنقط المدرجة في جدول الأعمال نقطة، نقطة بالترتيب، اللهم إذا قرر المجلس تقديم نقطة عن أخرى لمبررات خاصة.

 

Ø    المقرر:

يقصد به المقرر المتخذ من طرف المجلس، ويجب توضيح ما إذا قد اتخذ هذا المقرر بإجماع الأعضاء أو بأغلبيتهم، وفي هذه الحالة يجب الإشارة إلى عدد الأعضاء الذين صوتوا لصالحه وأسماءهم والذين صوتوا ضده وأسماءهم ونفس الشيء بالنسبة للذين امتنعوا عن التصويت عند الاقتضاء.

ويتعين إذا لم يتمكن المجلس على عقد جلسته لعدم توفر النصاب القانوني، تحرير ذلك. وتجدر الإشارة إلى أن كل نقطة من النقاط المدرجة في جدول الأعمال التي تمت دراستها يجب أن تكون مفصولة عن غيرها في صفحة أو صفحات مستقلة، تم تجمع النقط إلى بعضها لتكون المحضر العام للدورة، كما يجب على الرئيس وكاتب المجلس أن يوقعا على كل مقرر متخذ حتى يكون موجودا قانونيا، وتوقع جميع النسخ المعدة ولا يكتفي بتوقيع نسخة واحدة.

         يستنتج مما سبق ذكره أن التقارير والمحاضر الإدارية، ترتبط بالمواضيع المعالجة، والهدف الذي يتوخاه المحرر من هذه العمليات،