تعريف المذكرة وخصائصها
أولا: تعريف المذكرة
المذكرة هي وثيقة إدارية داخلية داخل الإدارة أو المؤسسة، لكونها لا تستعمل في التعامل مع أشخاص أجانب عن الإدارة، وتنتهي صلاحيتها بانتهاء العمل الذي صدرت من أجله.
وتتضمن المذكرة تعليمات ومقررات من المسؤول الإداري إلى مرؤوسيه ، وذلك قصد العمل على تطبيق التوجيهات الصادرة من أجل توحيد طريقة العمل وتحسينها ، كما تصدر أيضا من المرؤوس الإداري إلى رئيسه لإفادته بمعلومات عاجلة أو أجلة .[1]
فمن خلال ما سبق، يتضح أن مجال استعمال المذكرة يتمثل في ما يلي:
· لإبلاغ التعليمات والأوامر الصادرة عن الرؤساء؟ إلى المرؤوسين.
· عرض المسائل العادية قصد الحصول على التعليمات من الرؤساء.
· القيام بالدور التي تقوم به الرسائل كوسيلة للاتصالات في جميع الحالات عندما يكون المرسل والمرسل إليه تابعين لنفس الإدارة.
تكسب المذكرة طابعا شخصيا إذا كان المرسل إليه مساعدا أو مرؤوسا. أو كان يعمل بمصلحة أخرى ولكنها تابعة لنفس إدارة المرسل إليه وكان مقصودا بذاته.
كما يكون المرسل إليه عدة أشخاص أو مصالح، وفي هذه الحالة يشار إليهم إما في أول المذكرة أو في اخر المذكرة عن اليمين قبالة التوقيع، وهنا يكتب تحت كلمة "مذكرة" موضوعها.
وفي حالة ما إذا كان المرسل إليه أكثر من واحد ، يتعين إعداد نسخ من المذكرة المودهة بقدر عدد المرسل إليهم، وإذا كانت النسخ غير كافية، فينبغي تمرير نسخة واحدة على الأشخاص الموجهة إليهم للتوقيع مقابل أسمائهم المكتوبة بأخر المذكرة أو في صفحة مستقلة للتأكد من اطلاعهم على محتواها ،ثم الاحتفاظ بتلك النسخة الموقعة في المحفوظات.
ثانيا : خصائص المذكرة
تتميز المذكرات بعدة خصائص، أهمها:
*أنها تتضمن تعليمات موجهة إلى المستخدمين العاملين تحت سلطة الرئيس الإداري مصدر المذكرة:
*توزع المذكرة أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين الاطلاع عليها، وإن اقتضى الأمر يلزم المستخدمون بالتوقيع لإثبات ذلك:
* تشكل المذكرة أداة اتصال سريعة وفعالة:
*ينبغي أن لا تتشعب مضامين المذكرة بل تنصب على تنظيم موضوع واحد ومحدد بدقة :
*تحرر المذكرة بأسلوب واضح ودقيق وبعبارات لائقة:
*تحوز المذكرة على الصفة الإلزامية، ما لم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا، ومتى استوفت شروط التبليغ إلى علم المعنين :
*تجسد مذكرة المصلحة ممارسة الرئيس الإداري للسلطات المخولة له قانونا، مما يستلزم مراعاة الصلاحيات القانونية ونطاقا لإشراف الإداري.
وتخضع المذكرة الإدارية لقواعد التحرير الإداري المتعلقة بتحرير المراسلات والوثائق، غير أنها تتميز عن الرسالة باستعمالها للأسلوب غير المباشر وتقليص نطاق المجاملة على اعتبار أنها تتضمن تعليمات وأوامر موجهة من الرئيس إلى مرؤوسيه.
كما ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة والعقلانية بغرض تحفيز وإقناع المخاطبين ،وبطريقة تضمن امتثال هؤلاء للتعليمات والأوامر الواردة في المذكرة، ويمكن عند الاقتضاء ذكر المبررات والأسباب الدافعة إلى تحرير المذكرة أو إلى اتخاذ التدابير الواردة فيها .
ويتوجب على المحرر توخي الإيجاز قدر المستطاع والإكتفاء بطرح التوجيهات أو المعلومات بصيغ مجملة ، وكذلك ينبغي تجنب الاسترسال والتطويل في الشرح والتبرير ،مما يؤدي إلى الانحراف بالمذكرة عن مقصدها الأساسي :لأن المذكرة خلافا للتقرير ، لا تتطلب عملا تحليليا ولا عرض مفصلا.
