المطلب الأول: المعيار الشكلي واللغوي للصياغة القانونية
الفقرة الأولى: المعيار الشكلي
أولا استعمال الورق الملائم
استعمال الورق الملائم من حيث النوع واللون والمقاس
يستحسن كتابة المراسلات على أنواعها وحسب موضوعها ومضمونها باحترام المقاسات أو المساحات التي تتناسب مع كل نوع من المراسلات فيجب اجتناب تحرير مراسلة كبيرة في مساحة من الورق صغيرة، كما يجب اجتناب تحرير مراسلة قصيرة قليلة في المساحة من الورق كبيرة دون مراعاة للناحية الجمالية.
فمساحة الورق المستعمل يجب أن تتناسب مع مضمون المراسلة وموضوعها طولا أو قصرا.
يستحسن اختيار نوع الورق بعناية ويفضل دائما أن يكون لون الورق من أفتح الألوان إما اللون الأبيض أو اللون الأزرق أو خليط بينهما. فاللون الأبيض هو المناسب ويجب البعد ما أمكن عن استخدام الألوان غير الأبيض إلا في بعض الحالات التي يكون فيها ضرورة كأن يكون فيها الهدف ان تعطي دلالة معينة.
أما مساحة الورق المستعمل فان الإدارة المغربية تستعمل المساحات المعتمدة دوليا والتي تتناسب مع جميع الوثائق الإدارية المستعملة حاليا في الإدارة.
ثانيا : المميزات الإجبارية
Ø التاريخ
للتاريخ أهمية خاصة ويترتب عليه التزامات نظامية في اكتساب الحقوق وإسقاطها إذ أن في إثبات التاريخ أهمية قصوى من الجهة القانونية حيث أنه يتخذ دليلا في المنازعات التي تدور حول سقوط الحق أو منشأه.
يكتب التاريخ في أعلى الورقة في ركنها الأيمن إذا كانت المراسلة باللغة الفرنسية أو بلغة أخرى وفي ركنها الأيسر إذ كانت المراسلة باللغة العربية. ويستحسن كتابة التاريخ الميلادي مع التاريخ الهجري ويمكن كتابة التاريخ الميلادي فقط إذا كانت المراسلة موجهة إلى خارج المملكة في غير الحالات التي يخاطب فيها المواطن المغربي أو العربي
ويجب كتابة الشهور بالحروف الهجائية وليس بالأرقام.
التاريخ يكون دائما مسبوقا باسم المدينة التي كتبت فيها المراسلة.
من الأفضل ترك كتابة التاريخ للمصلحة المختصة إما مكتب الضبط أو الكتابة الخاصة والتاريخ لا يكتب إلا بعد التوقيع.
Ø اسم الجهة الصادر منها الخطاب
وهو عادة مطبوع بأعلى الورقة وهو عبارة عن اسم الوزارة أو المصلحة واسم الادارة وأيضا القسم المختص.
ويكتب على هذه الصيغة:
من وإلى صاحب الجلالة على....
من عامل صاحب الجلالة على إقليم...
Ø اسم الجهة المرسل إليها الخطاب
جرى العرف الإداري على ان توجه المراسلات الإدارية داخل الإدارات إلى الأشخاص تبعا لوظائفهم وذلك دون أسمائهم أو عناوينهم. ويجب على المحرر أن يتجنب استعمال الوظائف الغير الرسمية وإنما يستعمل الوظائف التي تنشر بالجريدة الرسمية
فلا يكتب مثلا " من وزير الوظيفة العمومية والإصلاح الإداري"
السيد وزير الإشغال العمومية إذا كان الوزير هو وزير التجهيز فليس صحيحا أن يخاطب باسم وزير الاشغال العمومية الذي لا وجود له بين أعضاء الحكومة[1]
Ø رقم المراسلة
ويوضع في أعلى المراسلة تحت عنوان الإدارة
وغالبا ما يتكون من رقم المراسلة ومن وحدات أو إشارات التعريف مثل: رقم 1244/ق م
فالرقم يشير إلى ترتيب المراسلات حسب تسجيلها في كناشات التسجيل الخاصة
أما الوحدات أو الرموز فليس هناك حاليا نظاما موحدا في طريقة استعمالها.
ودور هذه الإشارات هو تمكين الإدارة من معرفة المصلحة أو المكتب الذي صدرت منه المراسلة.
Ø موضوع المراسلة
يعطي لقارئها فرصة لمعرفة الغرض منها فورا من غير البحث من خلال قراءة سطورها.
فإذا كان من الواجب على جميع المراسلات احتواء " الموضوع" كالرسالة والمنشور والمذكرة المصلحية و التقرير، فهناك بعض المراسلات لا تستوجب استعمال الإشارة لان البعض منها موضوعها مذكور في اسمها مثل ورقة الإرسال والمحضر وغيرها.
Ø المرجع
لا تحتوي جميع المراسلات الإدارية على هذه الإشارة التي تكتب دائما في حالة وجودها تحت " الموضوع" وتساعد هذه الإشارة على الرجوع إلى المراسل الأسبق على نفس الموضوع ويكتب كما يلي:
المرجع: رسالتكم رقم121 / م وع بتاريخ..
المرجع: المنشور رقم 18 وع بتاريخ...
ولا داعي إلى استعمال هذه الإشارة في جميع المراسلات. فهي تختص دائما بالرسالة والمنشور والمذكرة المصلحية.
Ø جسم المراسلة
ويخضع إلى التقسيم التالي" المقدمة ــ العرض ــ الخاتمة
في المقدمة يعمل الكاتب على تقديم الموضوع الذي يكتب فيه ويجب إلا تتعدى سطرين بحيث يمكن للقارئ أن يفهم بسرعة ما سيناوله الكاتب في عرضه وأن تكون واضحة وموجزة.[2]
فمثلا إذا كان موضوع المراسلة هو " الموافقة على شروط العقد" تكون المقدمة كما يلي:
" بالإشارة إلى الخطاب رقم3 / و ت بتاريخ 21 مارس 1978 بخصوص التماس الجمعية لرعاية الطفولة بالدار البيضاء الموافقة على تجاوزها شروط العقد الذي استأجرت به الجمعية الأرض التي أقامت عليها منشأتها يشرفني أن أخبركم بما يلي"
أما العرض فيتكون من مجموعة من الأفكار وكل فكرة تعتبر فقرة مستقلة في ترتيب وتنسيق يجعل الكاتب لا يخرج عن الموضوع الذي يكتب فيه.
يجب ألا يغيب عن بال المحرر أن ترتيب الأفكار وتقسيمها في فقرات يعطي للمراسلة جمالا ويحافظ على توازنها، ويجب أن يكون هناك تسلس بين الفقرات.
لا يقاس عرض المراسلة بعدد اسطرها أو عدد صفحاتها، ويجب التنويه إلى ان المعلومات والشرح الذي يساعد على فهم الموضوع وتوضيحه يتجلى فيما يمكن شرحه بوضوح في عدد اقل من الكلمات بفضل إتباع أسلوب الاختصار والبساطة دونما الحاجة إلى التطويل لتجنب التكرار.
الخاتمة يفضل أن تكون موجزة ومن الطبيعي ان تكون متفقة مع طبيعة المراسلة وموضوعها.كذلك من المستحسن البعد عن إعادة الأفكار التي سبق ذكرها في صدر المراسلة لان المعلومات الأساسية توجد في الصدر ولا داعي لتكرارها.
التوقيع من الضروري أن يطبع اسم المسئول الذي وقع المراسلة ومن الضروري ذكر وظيفته لمعرفة مستواه الوظيفي. فالمراسلة غير الموقعة لا تأخذ الصفة النظامية حيث أن التوقيع يعتبر لزاما من الطرف السلطة المختصة أو الشخص المؤهل قانونيا.
المرفقات بعض المراسلات تحتوي على مرفقات وغالبا ما تتكون هذه المرفقات من واحدة أو أكثر وذكر هذه المرفقات يكون إما في صدر المراسلة أو في نهايتها وان كان البعض يفضل الإشارة إلى المرفقات في نهاية المراسلة.
ثانيا : تصنيف المكتوب الإداري
تعتمد كل إدارة على كافة مستوياتها على المكتوب الإداري كمؤشر لاتخاذ القرارات وتشترك كل هذه الوثائق في أنها ترتكز على الإعمال الكتابية. المكتوب الإداري المتداول يمكن تصنيفه حسب مدلوله ودوره وطبيعة خصائصه إلى وثائق عامة ووثائق إخبارية ووثائق للإثبات ووثائق للتعليمات.[3]
فعلى الموظف أن يكون ملما بالدور الذي ينبغي أن تقوم به كل مراسلة. وبما أن كل واحدة من هذه الوسائل المكتوبة كيفما يشاء ومتى يشاء بل عليه أن لا ينسى أن لكل منها دور خاص وعليه أن يعمل على احترام اختصاصاتها والدور الذي تؤذيه.
وتدخل في صنف الوثائق العامة الرسالة كيفما كان نوعها والمذكرة وورقة الإرسال
أما الوثائق الإخبارية فهي التقرير والمحضر والبرقية والبلاغ والنشرة.
وتعتبر المذكرة المذكرة المصلحية والمنشور من الوثائق الخاصة بالتعليمات
ويعتبر المحضر من وثائق الإثبات
الرسالة تصلح للافادة بالاستلام وتستعمل للعرض والإعلام وطلب الرأي والتعليمات والتذكير والتقديم والتحليل والتعليل.
ورقة الإرسال تستعمل لنقل الوثائق داخل الإدارة.
التقرير يصلح للعرض وللتفسير والادلاء بالاقتراحات.
المحضر له دور خاص يتجلى في تدوين النقط الاساية وللعروض ونقل المناقشات.
البلاغ يستعمل لنقل الخبر الى العموم والبرقية تستعمل لتبليغ خبر مستعجل.
المذكرة المصلحية والمنشور يتجلى في إعطاء التعليمات والتوجيهات والإيضاحات.
الفقرة الثانية: المعيار اللغوي
اللغة هي الوسيلة الوحيدة للكتابة والتعبير عن الأفكار والمعلومات فيجب استخدامها استخداما سليما وفق قواعدها وأصولها.
أولا: القواعد النحوية وقواعد الإملاء
لابد من مراعاة علامة الترقيم من النقطة(.) والفاصلة(،) والفاصلة المنقوطة(؛) والشرطة(-) وعلامة التوضيح(:) وعلامة التنصيص (.......) والقوسان().
وتجدر الإشارة إن التحرير لا يستعمل لا علامة الاستفهام (؟) ولا علامة التأثير() ولا علامة الحذف() ما عدا في تحرير النصوص التشريعية التي كثيرا ما يلجأ المحرر إلى استعمال علامة الحذف(......)
وعلامة الترقيم وضعت لتمييز أجزاء الكلام المكتوب بعضه عن بعض لتسهيل فهمه وادراكه.
تستعمل النقطة عند الوقوف في نهاية جملة كاملة وتستعمل الفاصلة بين عبارات مرتبطة المعاني التي تكون جملة كاملة المعاني التي تكون جملة واحدة. الفاصلة المنقوطة الغرض منها التمييز بين الجمل الطويلة وبين الجملتين اللتين تكون احداهما سببا في الاخرى.
النقطتان تستعمل بعد عبارة تشير الى بيانات تفصيلية تالية او بعد القول لتشير بيانات تفصيلية تالية.
الشرطة تستعمل قبل جملة مرتبطة سابقة طالت عبارتها وتستعمل أيضا قبل وبعد عبارة معترضة سياق الكلام.
وفي حالة المحاورة بين اثنين إذا أريد الاستغناء عن الاشارة الى أسمائهم والاشارة اليهم وبين العدد والمعدود.
علامة التنصيص تستعمل ليوضع بين قوسين المزدوجين ما ينقل بنصه وحرفه من مرجع ليؤكد وجهة نظر.
والإدارة لا تستعمل علامة الاستفهام وعلامة التعجب أو التأثر لان الإدارة في مراسلاتها لا تتأثر ولا تتعجب ولا تدهش ولا تستغرب فإنها تتجنب استعمال هذه العلامات وإنما تستعمل جملا يتجلى من خلالها الاستفهام والتأثر والاندهاش.
ثانيا : قواعد الكتابة
إن المراسلات على أنواعها تستحق الاهتمام بالقواعد السليمة لكتابتها من الناحية الشكلية واللغوية والموضوعية.
إن المراسلات على أنواعها تستحق الاهتمام بالقواعد السليمة لكتابتها من الناحية الشكلية واللغوية والموضوعية.
إن تحرير المراسلات يعطي بيانات نهائية وقرارات حاسمة فهي للتاريخ قد يرجع الباحثون إليها وتمثل نشاطات الحكومة وغيرها خلال فترة عملها.
تفرض قواعد الكتابة الإدارية بعض المصطلحات وبعض التعبير والصيغ التي يفرضها النشاط الاختصاصي والمهني غالبا ما تفرضها القوانين والأنظمة وحتى طبيعة الإدارة.